Labelcare-etiket op Newbase: goedgekeurd!

Labelcare levert alle benodigdheden voor professionele etiketteersystemen. Een klein legertje monteurs van het bedrijf zorgt na levering voor het onderhoud aan de systemen. Het bedrijf is in 2015 toegevoegd aan Boxsys, een holding met ondernemingen in industrieel materieel, zoals CUE stansbekleding en de Easy Mover.

‘Voor Labelcare zochten we een softwarepakket waarin we alle klantgegevens overzichtelijk in een programma konden verwerken’, zegt Marco Fasel, directeur van Labelcare en sales manager bij Boxsys. ‘Bij de holding waren we een jaar voor de overname van Labelcare al overgestapt van een ander ERP-systeem naar Newbase. Dus het was logisch dat we ook voor Labelcare met Newbase in gesprek gingen.’


‘Een multi-company met deels dezelfde klanten, is voor Newbase geen probleem.’

Marco Fasel – directeur Labelcare

Voor Boxsys was het destijds de uitdaging om met één softwarepakket de gezamenlijke administratie te bedienen voor alle ondernemingen binnen de holding. ‘We wilden het proces van offerte in meerdere talen naar daadwerkelijke levering én facturatie met een paar muisklikken kunnen regelen’, legt Fasel uit. ‘Efficiënt en zonder rompslomp. Newbase voldeed aan al die wensen. Ook het feit dat we met meer bedrijven binnen de holding voor dezelfde klanten werken, geeft met dit systeem geen problemen. Voor ons was dat een belangrijke voorwaarde om voor Newbase te kiezen.’ 

Uitbesteden

Labelcare houdt zich het liefst bezig met verkopen en besteedt daarom de boekhouding graag zoveel mogelijk uit. Newbase bood de mogelijkheden die daarop aansloten. Bovendien had Deloitte, de accountant van het bedrijf, ruime ervaring met het pakket. Dat maakte implementatie vrij eenvoudig. Via Twinfield kijken de accountants zonder problemen mee in de boekhouding.

Koppelen
Holdingbedrijf  Boxsys en aangesloten ondernemingen werken regelmatig via verschillende debiteurennummers voor eenzelfde klant. Voor Newbase maakt het niet uit dat een gemeenschappelijke klant meer debiteurennummers heeft. De nummers kunnen gekoppeld worden en dat bespaart tijd. ‘Met het oude pakket moesten we steeds opnieuw met een debiteurennummer inloggen om gegevens te bekijken’, vertelt Fasel. ‘We hebben nu alles bij elkaar staan vanuit één kaart in een multi-company omgeving. Dat maakt het administratiesysteem ook hanteerbaar voor onze medewerkers.’

Op rolletjes

‘Daarnaast is het met Newbase heel eenvoudig om een offerte te maken, en ook het vervolgtraject verloopt op rolletjes. Vanuit het aangemaakte bestand kunnen onze Labelcare-medewerkers gemakkelijk een order verwerken. Zijn producten niet op voorraad, dan geven we zó een inkoopopdracht. Factureren gebeurt vanuit hetzelfde bestand. Newbase neemt ons veel werk uit handen. We kunnen onze klanten sneller en makkelijker bedienen. Alle data zijn online toegankelijk.’

Persoonlijk

Met Newbase is het voor Labelcare eenvoudig om te zien of de sales achterblijft of juist voorloopt op de verwachtingen. Dat maakt bijsturen makkelijk. Ook is direct duidelijk welke machines er bij een klant staan en welke producten of diensten er nodig zijn. ‘Een fijne feature van Newbase is dat je zelf sjablonen kunt maken voor documenten die je mee wilt sturen’, vertelt Fasel. ‘Dat kan handig in allerlei vormen en allerlei talen. Voor Duitse klanten gelden bijvoorbeeld andere milieueisen dan voor klanten in Polen, en ook zijn er verschillen bij garantiebepalingen. Met een paar muisklikken stellen we een goed pakket samen in de taal van de klant met relevante informatie. Zo kunnen we ons focussen op de dingen waar wij het best in zijn.’

Andere succesverhalen

Jaimy van Houten

Superstore for Hair door Jaimy van Houten — ICT-coördinator

Al meer dan 30 jaar handelt Superstore for Hair in professionele kappersproducten. Met een assortiment van ruim 35 duizend verschillende producten, werd de behoefte aan een ERP-systeem groot. Superstore for Hair maakte een flinke professionaliseringsslag met meer inzicht in de voorraden.

Lees verder
Mark Kruithof

MKB Loods door Mark Kruithof — Accountant

Accountant Mark Kruithof staat als MKB Loods samen met ondernemers in de stuurhut van hun bedrijf om ze – ook door zwaar weer – naar een veilige haven te loodsen. Zijn klanten adviseert hij daarom graag om met Newbase in zee te gaan.

Lees verder