Digitalisering, wat levert het ons eigenlijk op?

Minder fouten en meer strategische inzichten? Begin vandaag nog met digitalisering

Werken met geprinte facturen en bestellingen, het komt nog vaker voor dan je denkt. Onlangs waren we op bezoek bij een bedrijf waar op ieder bureau aparte bakjes stonden met daarin stapels documenten die moesten worden ingevoerd in de computer. Wij vroegen ons hardop af of al dat papier niet heel veel dubbel werk opleverde en onvermijdelijke menselijke fouten bij het overtikken van namen, codes of adressen. Dat bleek ook zo te zijn. Maar we kregen ook vragen terug:

Digitalisering leuk! Maar wat is het eigenlijk?
En wat levert digitalisering ons dan op?
Is mijn bedrijf er wel klaar voor om te digitaliseren?

Wat is digitalisering?

Digitalisering is eigenlijk niets anders dan de overgang van informatie van papier naar een digitale vorm. Dat scheelt niet alleen maar stapels papier (goedkoper, beter voor het milieu, geen volle archiefkasten) maar informatie wordt ook veel toegankelijker en gemakkelijker uit te wisselen (intern en extern).

Door digitalisering wordt het mogelijk je bedrijfsprocessen te automatiseren. Inkomende facturen die bijvoorbeeld direct worden ingelezen, dankzij een aan ons pakket gekoppeld scan- en herkenprogramma. Informatie uit die facturen kan daarmee volautomatisch verwerkt en geboekt worden– allemaal belastingdienst-proof.

Het digitaal opslaan van dergelijke documenten heeft als voordeel dat iedereen die daar binnen de organisatie toestemming voor heeft, de inkoopfacturen kan zien en kan terugzoeken wat de status is van een bepaalde order. Dat laatste is handig als er handelingen moeten worden ondernomen, of er bestellingen moeten worden gedaan voor een klant.

Wat levert digitalisering op?

Door digitalisatie beperk je vervelende administratieve taken tot een minimum en ontstaat er meer ruimte die je kunt besteden aan innovatie en de echt belangrijke werkzaamheden.

Digitalisering maakt het eenvoudiger om grote brokken informatie te analyseren zoals de afhandeling van klachten, openstaande facturen of bestellingen. Met gedigitaliseerd data kun je eenvoudig rapporten genereren en de inzichten daardoor kun je gebruiken om je klanten beter van dienst te zijn.

Is mijn bedrijf er wel klaar voor om te digitaliseren?

Digitalisering is niet alleen weggelegd voor grote organisaties. Vrijwel elke ondernemer kan winst behalen – in tijd en in geld – door een kantooromgeving en processen te automatiseren. Een goed geïntegreerd softwarepakket is hierbij cruciaal.

Wanneer je als organisatie focus wil houden op relevante ontwikkelingen en streeft naar een constante optimalisatie en verbetering van je processen, dan is digitalisering een logisch middel om grip te houden – en een digitale transformatie het vanzelfsprekende gevolg.

Newbase

Met Newbase leveren wij niet alleen slimme, complete ERP-oplossingen waarin alle processen samenkomen, wij ondersteunen onze klanten ook bij het digitaliseringsproces en alles wat daarbij komt kijken.

Wij zijn geen verandermanagers, maar wat wij wel doen met Newbase is bedrijven heel goed begeleiden bij de implementatie en acceptatie van onze software. Vanuit onze jarenlange ervaring – en we hebben nogal wat bedrijven van binnen gezien – kennen wij de meest voorkomende struikelblokken voor organisaties die willen digitaliseren. Uiteindelijk gaat het digitalisering om veel meer dan alleen de juiste software.

Nieuwsgierig geworden naar hoe je door middel van digitalisatie jouw organisatie kunt optimaliseren?

Neem contact met ons op.