Wanneer heeft mijn bedrijf een ERP-systeem nodig en wanneer een CRM-systeem?

U wilt uw bedrijf optimaal organiseren, geen onnodige kosten maken en goed zicht hebben op commerciële kansen, zowel bij bestaande klanten als bij prospects. Wat daarbij helpt is een systeem dat de processen optimaliseert, zodat er geen dubbel werk wordt gedaan, en een systeem dat klantgegevens bijhoudt, zodat u geen verkoopkansen mist. Een ERP-systeem dient het eerste doel, een CRM-systeem het tweede. Wanneer heb je nu welk systeem nodig – of kun je beter een geïntegreerd systeem aanschaffen? Harold Timmer, directeur van Newbase, geeft advies.

Wat is een ERP-systeem en wanneer heeft mijn bedrijf een ERP-systeem nodig?

‘ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem is software om als bedrijf je dagelijkse activiteiten te beheren. Denk bijvoorbeeld aan de boekhouding, inkoop en voorraadbeheer. Newbase bedient als ERP-specialist een breed scala aan klanten in de b2b-markt. Mijn advies: je bent toe aan een ERP-systeem zodra je informatie intern en/of extern gaat delen. Dat kan dus al heel snel na de start van je bedrijf zijn. Een goed ERP-systeem zorgt ervoor dat je geen dubbel werk hoeft te doen: één keer de informatie invoeren en iedereen kan erbij. Daarnaast zorg je er met een goed, uitbreidbaar ERP-systeem voor dat je klaar bent voor groei.’

Wat is een CRM-systeem en wanneer heeft mijn bedrijf een CRM-systeem nodig?

‘CRM staat voor Customer Relationship Management. Met een CRM-systeem kun je gegevens verzamelen, opslaan en met elkaar in verband brengen, zoals contactgegevens, correspondentie en contactmomenten. Je mist dan gegevens over de inkoop-, verkoop-, voorraad- en servicehistorie, die in een ERP-systeem wel te vinden zijn. Het is heel handig als iedereen in een centraal systeem goed kan terugvinden wat een klant precies van je heeft afgenomen en wanneer; zo kun je bijvoorbeeld contact opnemen met je klant als een apparaat bijna is afgeschreven of wanneer het tijd is voor een servicebeurt.

Ik zie dat veel bedrijven zich in eerste instantie richten op een CRM-systeem. Zeker als beginnend bedrijf heb je natuurlijk eerst gewoon klanten nodig en een CRM-systeem helpt om je prospects en hun behoeften goed in kaart te brengen. Maar ook bestaande bedrijven hebben veel aan een CRM-systeem, omdat ze daarmee goed zicht hebben op wat er in de pijplijn zit. Samenvattend: een CRM-systeem gaat tot en met contactmomenten en pijplijn, het ERP-systeem ‘doet’ CRM in combinatie met integrale en efficiënte opdrachtverwerking tot en met de aftersales voor een efficiënte bedrijfsvoering.’

Wat is beter: een los ERP-systeem en een los CRM-systeem of een geïntegreerd systeem?

‘Ik zie dat regelmatig wordt aangeraden om twee losse systemen aan te schaffen, omdat je bij een geïntegreerde oplossing een compromis zou moeten sluiten waarbij noch het ERP-deel, noch het CRM-deel optimaal ingezet zouden kunnen worden. Daar wil ik heel duidelijk over zijn: daar ben ik het pertinent niet mee eens. Met twee losse systemen doe je namelijk alsnog dubbel werk, en dat is precies wat je niet wilt: je wilt je bedrijfsprocessen optimaliseren! Daarnaast kun je een CRM-systeem optuigen met heel veel toeters en bellen, maar het moet vooral doen waar het voor bedoeld is: voor iedereen in je bedrijf inzichtelijk maken waar jullie zijn met welke klant of prospect, en wat de mogelijke kansen zijn. Newbase maakt dat met de CRM-module heel goed inzichtelijk. Al je klantrelaties gaan in een digitale adressenbak, waarbij je per relatie informatie zoals belangrijke contactpersonen en verkoopleads kunt toevoegen, maar ook bijvoorbeeld prijsafspraken. Vervolgens kun je vanuit dat systeem een complete offerte laten rollen. Het maakt je pipeline voor de komende 12 maanden inzichtelijk; wat zit eraan te komen voor de accountmanager of voor jouw bedrijf? Met Newbase worden alle gegevens meteen gesynchroniseerd, waardoor iedereen op elk moment kan inzien wat de status van een lead is. Wordt het een order, dan ben je met één druk op de knop klaar richting opdrachtbevestiging, voorraadcheck, pakbon en verkoopfactuur. Meer heeft een gemiddelde onderneming niet nodig. Heb je dat geregeld, dan ben je al heel ver als bedrijf.’

Nieuwsgierig geworden naar de geïntegreerde ERP- en CRM-oplossing van Newbase?
Neem gerust contact met ons op.