Met slimme ICT-inzet richting de toekomst

Met slimme ICT-inzet richting de toekomst

Bij De Louw Accountants draait het allemaal om efficiëntie. De klant tijd besparen door verstandige inzet van ICT. Want tijd is voor de klanten van De Louw schaars. Directeur en oprichter van het kantoor in Sint Oedenrode, Twan de Louw, heeft dan ook een missie met een kristalhelder einddoel: ‘We gaan door met digitalisering tot het lukt!

Daarvoor is overtuigingsdrang nodig, weet De Louw uit ervaring. “Aan de klantzijde ontbreekt het nogal eens aan know how. Ze kopen een softwarepakket, hebben een icoontje a la Word, maar doen veel te weinig met dat zojuist gekochte softwarepakket. Want klanten zien wel de voordelen van digitalisering, maar nemen niet de tijd en steken te weinig energie in de broodnodige vernieuwing. Dan ontdekken ze na een jaar bijvoorbeeld dat ze in plaats van tien toepassingen van de nieuw aangeschafte software er twintig kunnen gebruiken. Maar dan zijn er alweer twaalf kostbare maanden verloren.”

Leverancier Newbase
Over de applicatie van Newbase: “Die is van grote toegevoegde waarde voor MKB-bedrijven met tien of meer medewerkers”, zegt De Louw. “En dan gaat het er veel meer om of producten op voorraad zijn, hoe iets verkoopt, wat de levertijd is dan alleen maar om de financiële administratie. Eerst moeten we weten wat de klant precies wil, dat doen we in samenspraak met Newbase. De implementatie van Newbase kan in vier dagen gebeuren, verdeeld over een periode van een maand. De begeleiding van De Louw Accountants bij het gehele veranderproces, de pakketkeuze en de implementatie duurt negen tot twaalf maanden.”

De Louw Accountants begeleidt de klant met software van leverancier Newbase tot de ERP-implementatie is afgerond. En ook de ouderwetse boekhouder moet om, weigert hij dan is De Louw Accountants dus niet zijn kantoor. “Nee, als mensen aan schoenendozen met bonnetjes blijven hangen, moeten ze elders op zoek. Bij ons is het ICT wat de klok slaat.”

Leverancier Newbase

Over de applicatie van Newbase: “Die is van grote toegevoegde waarde voor MKB-bedrijven met tien of meer medewerkers”, zegt De Louw. “En dan gaat het er veel meer om of producten op voorraad zijn, hoe iets verkoopt, wat de levertijd is dan alleen maar om de financiële administratie. Eerst moeten we weten wat de klant precies wil, dat doen we in samenspraak met Newbase. De implementatie van Newbase kan in vier dagen gebeuren, verdeeld over een periode van een maand. De begeleiding van De Louw Accountants bij het gehele veranderproces, de pakketkeuze en de implementatie duurt negen tot twaalf maanden.”

Uiteindelijk moet het zo zijn dat de ondernemer financieel aan het stuur zit. Voor De Louw Accountants rest dan financiële verwerking als taak. “Als zo’n klant een nieuw idee heeft waarmee hij de markt op wil, dan is hij leidend en zijn wij ondersteunend”, aldus Twan de Louw. “Newbase kun je in de administratie-straat koppelen aan tien andere applicaties. Waar de oude vaktechniek steeds minder belangrijk wordt, groeit de rol van ICT. Wij creëren rust en ruimte om proactief te coachen door gebruik te maken van slimme digitale oplossingen zoals Newbase. En koppelen zo cijfers aan strategie en inzicht van de klant. Om samen naar de toekomst te kijken.”

Hoe kom je aan talent?

Voor het moderne accountantskantoor is er nog de door de war for talent steeds groter geworden uitdaging: hoe kom je aan dat deskundige personeel in deze tijden van grote arbeidsschaarste? Mensen die alles digitaal kunnen en niets meer fysiek vanaf het bureau doen? Bij De Louw Accountants hebben de tien medewerkers zo hun eigen strategie.
“Wij steken veel energie in opleiden”, zegt de directeur. “En werken nauw samen met MBO-scholen hier in de regio Brabant. Mede daardoor hebben we voortdurend stagiaires met wie we onze vacatures uiteindelijk ook invullen.”

Over de nabije toekomst heeft Twan de Louw een duidelijke mening: accountantskantoren die alleen maar aan de waarde van ‘goodwill’ denken en verder stil staan, zijn over vijf jaar van het toneel verdwenen. “Want je móet veranderen, aangezien de klant wil veranderen. Vooral voor 1- en 2-pitters zijn de digitale ontwikkelingen nauwelijks meer bij te benen. Waardoor klanten weglopen en het einde van zo’n kantoor in zicht komt. Ik werkte tot 2013 bij een middelgroot kantoor in Veldhoven. ‘Probeer te veranderen’, adviseerde ik. En zo niet; ‘laat je overnemen’. Dat laatste is uiteindelijk ook gebeurd.”

Overnemen of overgenomen worden

Maar overnemen of overgenomen worden, zijn lang niet altijd garanties voor succes. Door cultuurverschillen gaat het vaak mis en vertrekt ervaren personeel. “Voor de mensen van een middelgroot kantoor dat wordt opgeslokt door een reus met 45 vestigingen, valt zo’n acquisitie lang niet altijd mee”, weet Twan de Louw. “Vaak heeft zo’n kantoor ook te lang gewacht met veranderen. Dan moet de digitale transitie van het kantoor na die overname allemaal in sneltreinvaart gebeuren. En van de ene op de andere dag heel anders gaan werken, dat valt bij veel medewerkers verkeerd.”

Twan de Louw is 51 en werkt al dertig jaar in de accountancy. Meegaan met ‘change’ heeft bij hem altijd al hoog in het vaandel gestaan.

“Ook voordat de hele digitalisering binnen de accountancybranche begon, bij eerdere kleinere veranderingen, wist ik dat ik op die rijdende trein moest springen en mee moest gaan met de laatste ontwikkelingen”, zegt hij. “Ik ben daar altijd al mee bezig geweest. Meer trendsetter dan trendvolger dus. Kantoren die de afgelopen vijf jaar niets hebben gedaan met digitalisering, staan voor een enorme uitdaging. Die vijf verloren jaren moeten snel worden ingehaald. Wij maken daarom geregeld gebruik van pilots die ons door softwareleveranciers worden aangeboden. ‘We hebben iets heel nieuws, willen jullie dat eens uitproberen?’ Ja dus! Want stilstand leidt tot ondergang.”

door Charles Sanders

dit artikel is oorspronkelijk verschenen op accountantweek.nl