Neem de tijd, voor de echte impact van een implementatie.

Neem de tijd, voor de echte impact van een implementatie.

Echt live te gaan. Echt volledig draaien met een nieuwe applicatie. En dat allemaal binnen één week? Het kan allemaal.

Maar vaak is het resultaat verre van optimaal. Bovendien legt een te krap geplande implementatie een gigantische druk neer bij de eigen organisatie, zowel bij de managers en eindgebruikers als bij de professionals die de onderneming technisch moeten leiden.

Kan dat ook anders?

Ja. Maar omdat iedere organisatie en ieder project ook eigen uitdagingen kent, is het lastig om uit te gaan van een standaard tijdsplanning voor implementaties.

Wat je wel kunt doen (moet doen) als organisatie is dit: zo goed mogelijk nadenken over alle mogelijke hobbels die je tegen gaat komen op weg naar een livegang. En wees daarbij vooral niet bang om eerlijk te kijken naar je eigen medewerkers en processen.

Wat zijn de capaciteiten van de mensen in je eigen organisatie?

Als je veel mensen in huis hebt zonder IT-achtergrond, moet je echt de tijd nemen voor het doorvoeren van een automatiseringsproces. Anders is de kans levensgroot dat je in al je haast aanloopt tegen een van de volgende tegenvallers:

Trainingen die niet goed blijven niet hangen bij medewerkers

Voor nogal wat professionals zonder IT-opleiding zijn ogenschijnlijk eenvoudige vaardigheden soms best ingewikkeld. Zelfs een nieuwe print-instructie kan soms een opgave blijken. Een online handleiding en een trainingssessie van een halve werkdag om een nieuw systeem te leren kennen is lang niet altijd genoeg. Irritant? Misschien – maar soms is het gewoon een realiteit waarmee je moet dealen.

Te snelle keuzes maken voor bepaalde software

Veel managers en directeuren zonder IT-achtergrond vertrouwen te gemakkelijk op het mooie verhaal van de verkoper. Daarom is het nodig om echt kritisch te kijken naar verschillende aanbieders en hun verhaal. Zet je bedrijfsprocessen op een rij, neem er een als voorbeeld en kijk samen met de aanbieder of het pakket past. Nog beter: doe deze beoordeling met een paar mensen uit de organisatie die bekend zijn met het bedrijfsproces.

De eigen processen niet voldoende op orde hebben

Wat, vaak pas achteraf, een probleem blijkt: bedrijven die hun eigen behoeftes niet goed in kaart brengen. En daarom ook niet de juiste vragen stellen.

– Kunnen wij met jullie software onze voorraad bijhouden?

– Ja hoor!

– OK, mooi!

De vraag die niet gesteld wordt:

– Maar werkt het nieuwe systeem ook met batches?

– Oh nee, dat kan onze software niet. Maar daar hebben we een andere partner voor. Of is dat een probleem?

– Ja eigenlijk wel…

Onze tip: neem de tijd – stel de juiste vragen – vraag je accountant

Ben je op zoek naar een nieuwe ERP oplossing? Neem de tijd. Probeer een goede IT-partner te vinden: een partner die zelf de vragen stelt waarvan jij niet weet dat je ze zou moeten stellen. Wat vaak ook goed werkt: breder rondvragen in de omgeving als je zelf de technische kennis niet in huis hebt.

Praat dus eerst met zoveel mogelijk mensen voordat je gaat automatiseren en denk daarbij out of the box. Wat veel bedrijven niet beseffen: een goede accountant weet vaak veel van automatisering en heeft – als het goed is – ook veel kennis van de processen binnen je organisatie.

Ben je een klein bedrijf dat wil gaan automatiseren en doe je alles nog in Excel? Overweeg dan serieus om eerst een consultancy traject in te gaan. Automatisering vraagt meer van je organisatie dan alleen een stukje software inkopen.

En ja, dat kost tijd – en geld.

Maar halverwege vastlopen en een overhaast geïmplementeerd en slecht geborgd automatiseringsproces kosten nog veel meer geld. En wat erger is: niemand is tevreden. Jij niet en de leverancier van je software niet, omdat jij niet tevreden bent. En dan hebben we het nog niet eens over je eigen klanten en eigen medewerkers.

Dus wees je bewust van de volgende zaken: 1) Zorg dat je als bedrijf eerst je zaken op orde hebt voordat je gaat automatiseren. 2) Een nieuwe ERP-oplossing is geen goedkope shortcut om niet te hoeven nadenken over verandermanagement.

100 % tevredenheidsgarantie bij Newbase

Een goede consultant vraagt altijd door: Maar als dit? Wat dan?

Dat is ook onze aanpak met Newbase: eerst heel goed kijken naar de organisatie die we moeten helpen. Zijn de processen op orde? Wat is er echt nodig om een volgende stap te zetten? Wat zijn mogelijke barrières?

Pas op het moment dat wij alle stappen hebben doorlopen met een klant – van inventarisatie tot implementatie – durven wij de uitdaging aan dat wij de perfecte begeleiding kunnen bieden in een nieuwe ERP oplossing..

Wij vertrouwen zelfs zozeer op de stappen die we zetten, dat wij durven te werken met een 100% tevredenheidsgarantie. Dat is in onze branche een vrij unieke garantie.

Meer weten over onze 100& tevredenheidsgarantie?

Spelen bovenstaande vraagstukken binnen jullie organisatie en ben je nieuwsgierig geworden? Klik hier en neem contact met ons op!