De voordelen van een snelle urenregistratie

Het bijhouden van gewerkte uren wordt door veel medewerkers als een vervelend en tijdrovend klusje gezien, waardoor het vaak niet goed of veel te laat gebeurt. Bedrijven kunnen hierdoor flink in de knel komen en veel geld mislopen, doordat uren bijvoorbeeld niet goed in rekening worden gebracht. In deze blog leggen we uit wat het belang is van een goede urenregistratie én hoe je ervoor zorgt dat het weinig tijd kost.

Dat uren bijhouden door medewerkers meestal niet als leuk wordt ervaren, is wel te begrijpen. Een installateur, engineer of consultant is liever met zijn echte vak bezig en met het helpen van klanten dan dat hij opschrijft hoelang het allemaal duurt. Daar ligt doorgaans zijn passie niet.

Gemiste kwartiertjes kunnen flink oplopen

Het gevolg is dat uren schrijven vaak wordt uitgesteld, wat het alleen maar nog vervelender maakt en minder nauwkeurig. Er moet nu een beroep worden gedaan op het geheugen, van soms wel weken terug. Of het wordt gebaseerd op aantekeningen in agenda’s en mails, maar dat zegt niet altijd alles over het precieze werk dat is gedaan.

Want die paar telefoontjes tussendoor of die ad hoc vraag van een klant – staan die uren wel goed vermeld? Geen ramp als dat eens een keer gebeurt bij één medewerker, maar wat als je een projectorganisatie bent met verschillende projecten en meerdere medewerkers? Dan kunnen die gemiste kwartiertjes flink oplopen.

Het belang van een goede urenregistratie

Het adequaat bijhouden van de gewerkte tijd is daarom noodzakelijk voor de bedrijfsvoering van een bedrijf. Om meer dan één reden:

Betere offertes

Bij het opstellen van een offerte is het van groot belang om vooraf te weten hoe lang je aan bepaalde zaken denkt kwijt te zijn. Pas als je dat goed hebt bijgehouden in eerdere projecten, kun je daar gerichte uitspraken over doen. Het helpt je om een realistische offerte te maken, waarbij je ook echt voor de verschillende uursoorten een gedegen inschatting kunt maken. Denk aan de uren voor de inventarisatie, uitvoering, evaluatie, nazorg.

Sneller en makkelijker factureren

Als je nauwkeurig bijhoudt welke uren je voor welk deel hebt gewerkt, dan kun je die uren ook beter factureren. Ook kun je met een goede urenregistratie de factuur zo opstellen dat voor de klant heel goed inzichtelijk is waar de uren aan zijn besteed, zonder dat het té gedetailleerd is, waardoor er wellicht onnodige vragen komen.

Meer inzicht in winst en verlies

Alleen als je de uren nauwkeurig bijhoudt, weet je hoeveel tijd er wordt besteed binnen de verschillende fases van een project. Je kunt zo veel beter evalueren waar de mogelijke tijdvreters hebben gelegen als een project minder winst maakt dan je vooraf had gedacht. Lag het aan de klant die tussentijds met meer vragen kwam of hebben de medewerkers meer uren gemaakt?

Projectvoortgang bewaken

Misschien wel de allerbelangrijkste reden voor een goede urenregistratie is dat je tijdens het project de voortgang kunt managen. Als je in de eerste maand al ziet dat je meer uren besteed hebt dan begroot, dan kun je daar gedurende het project nog op sturen. Het voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan als blijkt dat je veel meer uren hebt gemaakt.

Direct meten met je telefoon

Met de urenregistratie van Newbase is het bijhouden van de gewerkte uren een fluitje van een cent. Medewerkers kunnen via een app op hun telefoon het registreren aanzetten, pauzeren of stoppen, alsof je een stopwatch aanzet. De uren worden zo nauwkeurig bijgehouden en automatisch verwerkt in het systeem onder de juiste beschrijving. Met tags label je het werk eenvoudig waardoor je het later ook makkelijk kunt terugvinden en eventueel aanvullen met informatie.

Zo kost het bijhouden van tijd geen extra tijd en kan iedereen zich richten op zijn echte werk.

Nieuwsgierig geworden naar het bijhouden van de urenregistratie in Newbase?
Neem gerust contact met ons op.