Zo verwerk je slim je inkoopfacturen

Dat bonnetjes weleens kwijt kunnen raken, weten ze zelfs in de politiek. Maar elk bedrijf dat te maken heeft met het inkopen van producten en diensten weet dat het lastig kan zijn om al deze inkoopfacturen goed en efficiënt te ordenen. In deze blog geven we 8 tips om het proces een stuk slimmer aan te pakken, waardoor je veel tijd en geld bespaart. En nooit een bonnetje kwijtraakt.

1. Gebruik een vast e-mailadres
Allereerst maak je het jezelf als organisatie een stuk makkelijker als je ervoor zorgt dat alle inkoopfacturen op één plek binnenkomen. Zo kun je altijd alles meteen terugvinden. Gebruik bijvoorbeeld iets als invoice@bedrijfsnaam.nl en deel dat adres met alle leveranciers.

2. Eis digitale facturen
Daarbij helpt het enorm als je de facturen voortaan ook allemaal digitaal aangeleverd krijgt en niet meer per post. Verplicht jouw leveranciers om dit zo te doen. Niet alleen is het beter voor het milieu, het scheelt erg veel tijd omdat digitaal sneller te verwerken is.

3. Vraag om een UBL-factuur
Het liefst ontvang je de factuur in een zogeheten UBL-formaat. UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren en is opgemaakt in XML, waardoor het door elk boekhoudprogramma 100% nauwkeurig is uit te lezen. Alle onderdelen (crediteur, bedrag, factuurnummer, datum etc.) komen zo exact op de juiste plek te staan in jouw administratie. Dat scheelt zeeën van tijd en voorkomt ook fouten.

4. Gebruik software voor scannen & herkennen
Aangezien nog niet alle facturen via UBL verstuurd worden, doe je er verstandig aan om ook software te gebruiken voor het scannen en herkennen van de facturen. Deze slimme software kan zo ook van een papieren factuur of een pdf alle belangrijke gegevens aflezen en direct verwerken. Het is iets minder nauwkeurig dan een UBL, maar bespaart nog steeds een hoop invoerwerk.

5. Werk met autorisatieregels
Omdat facturen vaak nog wel eerst goedgekeurd moeten worden door een bepaalde medewerker, is het slim om te zorgen dat ze direct bij de juiste persoon terechtkomen. Dat kun je doen door vooraf autorisatieregels in te stellen. Facturen van een bepaalde leverancier of boven een bepaald bedrag komen dan meteen terecht waar deze moet zijn. Zo voorkom je dat facturen op allerlei plekken in de organisatie terechtkomen waar ze niet horen en kunnen ze ook sneller worden afgehandeld.

6. Werk met automatische boekingsregels
Naast autorisatieregels maken ook boekingsregels de administratie een stuk vlotter. Zo’n boekingsregel zorgt ervoor dat de huurnota automatisch bij de post ‘huur’ terechtkomt, de projecten bij ‘onderhanden werk’ en de telefoonnota bij ‘telecom’. Het is een kwestie van één keer goed instellen en dan staat alles meteen op de juiste plek.

7. Integreer met je voorraadmodule
Als je een organisatie bent die veel met voorraden werkt, dan kun je ook de inkoopfacturen koppelen aan je voorraadmodule. Zo kun je meteen zien of de bestelling ook daadwerkelijk geleverd is, of de prijs klopt en of er geen mankementen zijn. Voordat je de factuur betaalt, wil je dat natuurlijk wel weten.

8. Integreer met de juiste betaalconditie
Om het maximale uit je cashflow te halen, doe je er ook verstandig aan om de juiste betaalconditie mee te geven aan de verschillende inkopen. Een levering die binnen 30 dagen betaald moet worden, wil je natuurlijk wel op tijd betalen. Maar het is ook weer niet nodig om dat al na 10 dagen te doen.

Bedenk: hoe meer je automatiseert, hoe minder tijd je kwijt bent aan het verwerken van je inkopen. En vervolgens heeft jouw accountant ook bijna geen werk meer, omdat hij van alle cijfers kan terugvinden bij welke inkoopfactuur deze hoorden. En zo zal de inkoopfactuur die je van hem krijgt ook weer extra laag uitvallen.

Wil jij hulp bij het verwerken van je inkoopfacturen?
Neem gerust contact met ons op.