Reken je met projecten niet te snel rijk (of arm)

Bij grote projectopdrachten is het verleidelijk om meteen de opbrengst op de balans te verwerken. Je hebt immers de klus al binnen en misschien zelfs wel een groot deel gefactureerd. Het gevaar is dat het een vertekend beeld geeft van je werkelijke ondernemingsresultaat. En daarmee kun je als bedrijf flink in de problemen komen. Vooral in deze tijd. In deze blog vertellen we hoe je dat kunt voorkomen.

Niet de juiste werkelijkheid

Bedrijven die aan projectmanagement doen, moeten extra goed opletten bij het bijhouden van hun winst- en verliesrekening. Een gemiddeld project bestrijkt doorgaans enkele maanden, waardoor de kosten (inkoop plus gemaakte uren) en opbrengsten (betaling van de factuur) dan vaak niet gelijkmatig over de tijd zijn verdeeld.

Als je dan alle omzet in de eerste maand als opbrengst in de boeken zet, dan geeft dat niet de juiste werkelijkheid weer. Ook als je juist geen opbrengst neerzet en alleen de kosten van die maand weergeeft. Dan zou het lijken alsof je ineens een slechte maand hebt, terwijl ook dat niet zo is.

Zeker als je meerdere projecten tegelijk runt, met verschillende bedragen en looptijden, kan dit tot heel verkeerdere inschattingen leiden als je de werkzaamheden niet goed bijhoudt. En dat wil je als onderneming niet. Een gezonde onderneming moet immers kunnen vertrouwen op haar winst- en verliesrekening.

Goed projectmanagement voorkomt problemen

Door je project goed te managen kun je deze problemen voorkomen. Dat begint met het maken van een goede voorcalculatie, waarin je vooraf een goede inschatting maakt van de tijd, de resources, het materiaal en de inkoop bij derden. Hoe beter vooraf jouw inschatting, hoe minder je later voor verrassingen komt te staan.

Vervolgens zorg je voor een goede projectplanning, waarbij je precies beschrijft welke stappen wanneer worden gezet. Zo kun je ook je budgetbeheersing goed managen en elke maand al een stukje ‘resultaat nemen’ op basis van de juiste financiële getallen en het onderhanden werk dat al is uitgevoerd – ook wel ‘percentage of completion’ genoemd. Met een compleet projectmanagement programma inclusief geïntegreerde boekhouding (zoals dat van Newbase) wordt dit vanzelf berekend waardoor je op elk tussentijds moment exact weet hoe goed je er voorstaat met je project.

Ook is een goed projectverloop van belang waarin de instructies staan voor het project over de materiaalbehoeften, de stappen die moeten worden gezet en de mogelijke taaksjablonen. Vervolgens maak je een eindbalans op, waarbij je kijkt wat de uiteindelijke verdiensten zijn van het project op basis van de voor- en nacalculatie.

Tot slot mag natuurlijk ook een goede evaluatie niet ontbreken om te beoordelen hoe het project gelopen is. Zowel voor de externe klant als de interne organisatie om ervan te leren en het de volgende keer beter te doen.

Voorkom nare verrassingen

Juist in deze tijd is het van groot belang om een goed overzicht te houden van je daadwerkelijke ondernemingsresultaat. Je wilt niet voor verrassingen komen te staan doordat je je te snel rijk rekent, terwijl daarna de kosten nog moeten worden gemaakt. Er zijn al veel bedrijven in financiële problemen gekomen hierdoor, soms met een faillissement tot gevolg.

Het omgekeerde kan ook gebeuren: dat je je te arm rekent, omdat je aan het begin van het project alle kosten maakt en nog geen deel van het resultaat meeneemt in de boeken. Dat is financieel natuurlijk minder dramatisch (er komen immers nog betalingen binnen) maar kan verlammend werken en tot vervelende interne vragen leiden.

Uiteindelijk wil je als gezonde onderneming gewoon altijd precies hoe je ervoor staat. Op elk gewenst moment.

Nieuwsgierig geworden naar het werken met projecten in Newbase?
Neem gerust contact met ons op.