Blogpagina met fijne extra informatie

Het bijhouden van gewerkte uren wordt door veel medewerkers als een vervelend en tijdrovend klusje gezien, waardoor het vaak niet goed of veel te laat gebeurt. Bedrijven kunnen hierdoor flink in de knel komen en veel geld mislopen, doordat uren bijvoorbeeld niet goed in rekening worden gebracht. In deze blog leggen we uit wat het belang is van een goede urenregistratie én hoe je ervoor zorgt dat het weinig tijd kost.

Dat uren bijhouden door medewerkers meestal niet als leuk wordt ervaren, is wel te begrijpen. Een installateur, engineer of consultant is liever met zijn echte vak bezig en met het helpen van klanten dan dat hij opschrijft hoelang het allemaal duurt. Daar ligt doorgaans zijn passie niet.

Gemiste kwartiertjes kunnen flink oplopen
Het gevolg is dat uren schrijven vaak wordt uitgesteld, wat het alleen maar nog vervelender maakt en minder nauwkeurig. Er moet nu een beroep worden gedaan op het geheugen, van soms wel weken terug. Of het wordt gebaseerd op aantekeningen in agenda’s en mails, maar dat zegt niet altijd alles over het precieze werk dat is gedaan. Want die paar telefoontjes tussendoor of die ad hoc vraag van een klant – staan die uren wel goed vermeld? Geen ramp als dat eens een keer gebeurt bij één medewerker, maar wat als je een projectorganisatie bent met verschillende projecten en meerdere medewerkers? Dan kunnen die gemiste kwartiertjes flink oplopen.

Het belang van een goede urenregistratie
Het adequaat bijhouden van de gewerkte tijd is daarom noodzakelijk voor de bedrijfsvoering van een bedrijf. Om meer dan één reden:

Betere offertes
Bij het opstellen van een offerte is het van groot belang om vooraf te weten hoe lang je aan bepaalde zaken denkt kwijt te zijn. Pas als je dat goed hebt bijgehouden in eerdere projecten, kun je daar gerichte uitspraken over doen. Het helpt je om een realistische offerte te maken, waarbij je ook echt voor de verschillende uursoorten een gedegen inschatting kunt maken. Denk aan de uren voor de inventarisatie, uitvoering, evaluatie, nazorg.

Sneller en makkelijker factureren
Als je nauwkeurig bijhoudt welke uren je voor welk deel hebt gewerkt, dan kun je die uren ook beter factureren. Ook kun je met een goede urenregistratie de factuur zo opstellen dat voor de klant heel goed inzichtelijk is waar de uren aan zijn besteed, zonder dat het té gedetailleerd is, waardoor er wellicht onnodige vragen komen.

Meer inzicht in winst en verlies
Alleen als je de uren nauwkeurig bijhoudt, weet je hoeveel tijd er wordt besteed binnen de verschillende fases van een project. Je kunt zo veel beter evalueren waar de mogelijke tijdvreters hebben gelegen als een project minder winst maakt dan je vooraf had gedacht. Lag het aan de klant die tussentijds met meer vragen kwam of hebben de medewerkers meer uren gemaakt?

Projectvoortgang bewaken
Misschien wel de allerbelangrijkste reden voor een goede urenregistratie is dat je tijdens het project de voortgang kunt managen. Als je in de eerste maand al ziet dat je meer uren besteed hebt dan begroot, dan kun je daar gedurende het project nog op sturen. Het voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan als blijkt dat je veel meer uren hebt gemaakt.

Direct meten met je telefoon
Met de urenregistratie van Newbase is het bijhouden van de gewerkte uren een fluitje van een cent. Medewerkers kunnen via een app op hun telefoon het registreren aanzetten, pauzeren of stoppen, alsof je een stopwatch aanzet. De uren worden zo nauwkeurig bijgehouden en automatisch verwerkt in het systeem onder de juiste beschrijving. Met tags label je het werk eenvoudig waardoor je het later ook makkelijk kunt terugvinden en eventueel aanvullen met informatie.

Zo kost het bijhouden van tijd geen extra tijd en kan iedereen zich richten op zijn echte werk. lees meer lees minder

Het bijhouden van gewerkte uren wordt door veel medewerkers als een vervelend en tijdrovend klusje gezien, waardoor het vaak niet goed of veel te laat gebeurt. Bedrijven kunnen hierdoor flink in de knel komen en veel geld mislopen, doordat uren bijvoorbeeld niet goed in rekening worden gebracht. In deze blog leggen we uit wat het belang is van een goede urenregistratie én hoe je ervoor zorgt dat het weinig tijd kost. Dat uren bijhouden door medewerkers meestal niet als leuk wordt ervaren, is wel te begrijpen. Een installateur, engineer of consultant is liever met zijn echte vak bezig en met het helpen van klanten dan dat hij opschrijft hoelang het allemaal duurt. Daar ligt doorgaans zijn passie niet.

Gemiste kwartiertjes kunnen flink oplopen
Het gevolg is dat uren schrijven vaak wordt uitgesteld, wat het alleen maar nog vervelender maakt en minder nauwkeurig. Er moet nu een beroep worden gedaan op het geheugen, van soms wel weken terug. Of het wordt gebaseerd op aantekeningen in agenda’s en mails, maar dat zegt niet altijd alles over het precieze werk dat is gedaan. Want die paar telefoontjes tussendoor of die ad hoc vraag van een klant – staan die uren wel goed vermeld? Geen ramp als dat eens een keer gebeurt bij één medewerker, maar wat als je een projectorganisatie bent met verschillende projecten en meerdere medewerkers? Dan kunnen die gemiste kwartiertjes flink oplopen.

Het belang van een goede urenregistratie
Het adequaat bijhouden van de gewerkte tijd is daarom noodzakelijk voor de bedrijfsvoering van een bedrijf. Om meer dan één reden:

Betere offertes
Bij het opstellen van een offerte is het van groot belang om vooraf te weten hoe lang je aan bepaalde zaken denkt kwijt te zijn. Pas als je dat goed hebt bijgehouden in eerdere projecten, kun je daar gerichte uitspraken over doen. Het helpt je om een realistische offerte te maken, waarbij je ook echt voor de verschillende uursoorten een gedegen inschatting kunt maken. Denk aan de uren voor de inventarisatie, uitvoering, evaluatie, nazorg.

Sneller en makkelijker factureren
Als je nauwkeurig bijhoudt welke uren je voor welk deel hebt gewerkt, dan kun je die uren ook beter factureren. Ook kun je met een goede urenregistratie de factuur zo opstellen dat voor de klant heel goed inzichtelijk is waar de uren aan zijn besteed, zonder dat het té gedetailleerd is, waardoor er wellicht onnodige vragen komen.

Meer inzicht in winst en verlies
Alleen als je de uren nauwkeurig bijhoudt, weet je hoeveel tijd er wordt besteed binnen de verschillende fases van een project. Je kunt zo veel beter evalueren waar de mogelijke tijdvreters hebben gelegen als een project minder winst maakt dan je vooraf had gedacht. Lag het aan de klant die tussentijds met meer vragen kwam of hebben de medewerkers meer uren gemaakt?

Projectvoortgang bewaken
Misschien wel de allerbelangrijkste reden voor een goede urenregistratie is dat je tijdens het project de voortgang kunt managen. Als je in de eerste maand al ziet dat je meer uren besteed hebt dan begroot, dan kun je daar gedurende het project nog op sturen. Het voorkomt dat je achteraf voor verrassingen komt te staan als blijkt dat je veel meer uren hebt gemaakt.

Direct meten met je telefoon
Met de urenregistratie van Newbase is het bijhouden van de gewerkte uren een fluitje van een cent. Medewerkers kunnen via een app op hun telefoon het registreren aanzetten, pauzeren of stoppen, alsof je een stopwatch aanzet. De uren worden zo nauwkeurig bijgehouden en automatisch verwerkt in het systeem onder de juiste beschrijving. Met tags label je het werk eenvoudig waardoor je het later ook makkelijk kunt terugvinden en eventueel aanvullen met informatie.
Zo kost het bijhouden van tijd geen extra tijd en kan iedereen zich richten op zijn echte werk. lees meer lees minder

Bij grote projectopdrachten is het verleidelijk om meteen de opbrengst op de balans te verwerken. Je hebt immers de klus al binnen en misschien zelfs wel een groot deel gefactureerd. Het gevaar is dat het een vertekend beeld geeft van je werkelijke ondernemingsresultaat. En daarmee kun je als bedrijf flink in de problemen komen. Vooral in deze tijd. In deze blog vertellen we hoe je dat kunt voorkomen.

Niet de juiste werkelijkheid
Bedrijven die aan projectmanagement doen, moeten extra goed opletten bij het bijhouden van hun winst- en verliesrekening. Een gemiddeld project bestrijkt doorgaans enkele maanden, waardoor de kosten (inkoop plus gemaakte uren) en opbrengsten (betaling van de factuur) dan vaak niet gelijkmatig over de tijd zijn verdeeld. Als je dan alle omzet in de eerste maand als opbrengst in de boeken zet, dan geeft dat niet de juiste werkelijkheid weer. Ook als je juist geen opbrengst neerzet en alleen de kosten van die maand weergeeft. Dan zou het lijken alsof je ineens een slechte maand hebt, terwijl ook dat niet zo is. Zeker als je meerdere projecten tegelijk runt, met verschillende bedragen en looptijden, kan dit tot heel verkeerdere inschattingen leiden als je de werkzaamheden niet goed bijhoudt. En dat wil je als onderneming niet. Een gezonde onderneming moet immers kunnen vertrouwen op haar winst- en verliesrekening.

Goed projectmanagement voorkomt problemen
Door je project goed te managen kun je deze problemen voorkomen. Dat begint met het maken van een goede voorcalculatie, waarin je vooraf een goede inschatting maakt van de tijd, de resources, het materiaal en de inkoop bij derden. Hoe beter vooraf jouw inschatting, hoe minder je later voor verrassingen komt te staan. Vervolgens zorg je voor een goede projectplanning, waarbij je precies beschrijft welke stappen wanneer worden gezet. Zo kun je ook je budgetbeheersing goed managen en elke maand al een stukje ‘resultaat nemen’ op basis van de juiste financiële getallen en het onderhanden werk dat al is uitgevoerd – ook wel ‘percentage of completion’ genoemd. Met een compleet projectmanagement programma inclusief geïntegreerde boekhouding (zoals dat van Newbase) wordt dit vanzelf berekend waardoor je op elk tussentijds moment exact weet hoe goed je er voorstaat met je project. Ook is een goed projectverloop van belang waarin de instructies staan voor het project over de materiaalbehoeften, de stappen die moeten worden gezet en de mogelijke taaksjablonen. Vervolgens maak je een eindbalans op, waarbij je kijkt wat de uiteindelijke verdiensten zijn van het project op basis van de voor- en nacalculatie. Tot slot mag natuurlijk ook een goede evaluatie niet ontbreken om te beoordelen hoe het project gelopen is. Zowel voor de externe klant als de interne organisatie om ervan te leren en het de volgende keer beter te doen.

Voorkom nare verrassingen
Juist in deze tijd is het van groot belang om een goed overzicht te houden van je daadwerkelijke ondernemingsresultaat. Je wilt niet voor verrassingen komen te staan doordat je je te snel rijk rekent, terwijl daarna de kosten nog moeten worden gemaakt. Er zijn al veel bedrijven in financiële problemen gekomen hierdoor, soms met een faillissement tot gevolg. Het omgekeerde kan ook gebeuren: dat je je te arm rekent, omdat je aan het begin van het project alle kosten maakt en nog geen deel van het resultaat meeneemt in de boeken. Dat is financieel natuurlijk minder dramatisch (er komen immers nog betalingen binnen) maar kan verlammend werken en tot vervelende interne vragen leiden. Uiteindelijk wil je als gezonde onderneming gewoon altijd precies hoe je ervoor staat. Op elk gewenst moment. lees meer lees minder

U wilt uw bedrijf optimaal organiseren, geen onnodige kosten maken en goed zicht hebben op commerciële kansen, zowel bij bestaande klanten als bij prospects. Wat daarbij helpt is een systeem dat de processen optimaliseert, zodat er geen dubbel werk wordt gedaan, en een systeem dat klantgegevens bijhoudt, zodat u geen verkoopkansen mist. Een ERP-systeem dient het eerste doel, een CRM-systeem het tweede. Wanneer heb je nu welk systeem nodig – of kun je beter een geïntegreerd systeem aanschaffen? Harold Timmer, directeur van Newbase, geeft advies.

Wat is een ERP-systeem en wanneer heeft mijn bedrijf een ERP-systeem nodig?
‘ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem is software om als bedrijf je dagelijkse activiteiten te beheren. Denk bijvoorbeeld aan de boekhouding, inkoop en voorraadbeheer. Newbase bedient als ERP-specialist een breed scala aan klanten in de b2b-markt. Mijn advies: je bent toe aan een ERP-systeem zodra je informatie intern en/of extern gaat delen. Dat kan dus al heel snel na de start van je bedrijf zijn. Een goed ERP-systeem zorgt ervoor dat je geen dubbel werk hoeft te doen: één keer de informatie invoeren en iedereen kan erbij. Daarnaast zorg je er met een goed, uitbreidbaar ERP-systeem voor dat je klaar bent voor groei.’

Wat is een CRM-systeem en wanneer heeft mijn bedrijf een CRM-systeem nodig?
‘CRM staat voor Customer Relationship Management. Met een CRM-systeem kun je gegevens verzamelen, opslaan en met elkaar in verband brengen, zoals contactgegevens, correspondentie en contactmomenten. Je mist dan gegevens over de inkoop-, verkoop-, voorraad- en servicehistorie, die in een ERP-systeem wel te vinden zijn. Het is heel handig als iedereen in een centraal systeem goed kan terugvinden wat een klant precies van je heeft afgenomen en wanneer; zo kun je bijvoorbeeld contact opnemen met je klant als een apparaat bijna is afgeschreven of wanneer het tijd is voor een servicebeurt.

Ik zie dat veel bedrijven zich in eerste instantie richten op een CRM-systeem. Zeker als beginnend bedrijf heb je natuurlijk eerst gewoon klanten nodig en een CRM-systeem helpt om je prospects en hun behoeften goed in kaart te brengen. Maar ook bestaande bedrijven hebben veel aan een CRM-systeem, omdat ze daarmee goed zicht hebben op wat er in de pijplijn zit. Samenvattend: een CRM-systeem gaat tot en met contactmomenten en pijplijn, het ERP-systeem ‘doet’ CRM in combinatie met integrale en efficiënte opdrachtverwerking tot en met de aftersales voor een efficiënte bedrijfsvoering.’

Wat is beter: een los ERP-systeem en een los CRM-systeem of een geïntegreerd systeem?
‘Ik zie dat regelmatig wordt aangeraden om twee losse systemen aan te schaffen, omdat je bij een geïntegreerde oplossing een compromis zou moeten sluiten waarbij noch het ERP-deel, noch het CRM-deel optimaal ingezet zouden kunnen worden. Daar wil ik heel duidelijk over zijn: daar ben ik het pertinent niet mee eens. Met twee losse systemen doe je namelijk alsnog dubbel werk, en dat is precies wat je niet wilt: je wilt je bedrijfsprocessen optimaliseren! Daarnaast kun je een CRM-systeem optuigen met heel veel toeters en bellen, maar het moet vooral doen waar het voor bedoeld is: voor iedereen in je bedrijf inzichtelijk maken waar jullie zijn met welke klant of prospect, en wat de mogelijke kansen zijn. Newbase maakt dat met de CRM-module heel goed inzichtelijk. Al je klantrelaties gaan in een digitale adressenbak, waarbij je per relatie informatie zoals belangrijke contactpersonen en verkoopleads kunt toevoegen, maar ook bijvoorbeeld prijsafspraken. Vervolgens kun je vanuit dat systeem een complete offerte laten rollen. Het maakt je pipeline voor de komende 12 maanden inzichtelijk; wat zit eraan te komen voor de accountmanager of voor jouw bedrijf? Met Newbase worden alle gegevens meteen gesynchroniseerd, waardoor iedereen op elk moment kan inzien wat de status van een lead is. Wordt het een order, dan ben je met één druk op de knop klaar richting opdrachtbevestiging, voorraadcheck, pakbon en verkoopfactuur. Meer heeft een gemiddelde onderneming niet nodig. Heb je dat geregeld, dan ben je al heel ver als bedrijf.’ lees meer lees minder

Vanaf begin dit jaar hoorden we al nieuws over de uitbraak van het coronavirus en kort daarna merkten we het ook in de handel. Bijvoorbeeld producten die uit China werden geïmporteerd waren niet meer voorradig. Even later kwam het virus naar Europa en nu, meer dan drie maanden verder, is er ook in Nederland veel veranderd. Naast het dagelijkse leven horen wij ook dat in veel organisaties flinke aanpassingen worden gemaakt. De cashflow valt niet te voorspellen, mensen dienen zoveel mogelijk thuis te werken en nog niemand weet wanneer het einde van de crisis in zicht is. 

Ook Newbase kan niet in een glazen bol kijken en de toekomst voorspellen. 
Toch zijn er dingen die je kunt doen in deze periode en onze ERP software kan je daarbij helpen.

1. Voorraadbeheer 
– Bekijk je voorraad met een kritisch oog. Welke producten verkoop je vaak en welke minder? Houd in deze tijd minder voorraad aan. Vraag aan je leveranciers hoe snel zij kunnen leveren wanneer je een bestelling doet. In deze tijden snappen je klanten heus wel dat ze iets langer dan normaal moeten wachten voordat je kunt leveren.

2. Korting op factuur
 – Zijn de vaste klanten waarvan je afhankelijk bent voornamelijk grote organisaties? Dan kun je ze korting aanbieden als ze hun facturen snel betalen. Wanneer je hier afspraken met je klanten over kunt maken, ontvang je wellicht niet het volledige bedrag maar ben je wel zeker van je betaling.

3. Aanbetaling
 – Een alternatief voor periodieke facturering is het vragen van een aanbetaling. Voordat je aan de werkzaamheden begint vraag je de opdrachtgever een gedeelte van het bedrag te betalen. Dit geeft je enige financiële ruimte om de werkzaamheden voort te zetten. Het resterende bedrag wordt als de opdracht is afgerond betaald.

4. Periodieke facturering
 – Werk je met projecten en factuur je normaal pas bij de oplevering? Nu kan het lonen om te kijken of je opdrachtgever maandelijkse of periodieke facturering wil overwegen. Zo hoef je minder lang op je geld te wachten en heb je maandelijks vaste inkomsten.

5. Debiteurenbeheer
 – Wellicht heb je nu ook facturen uitstaan. Wacht niet met nabellen tot ze vervallen zijn. Als er een probleem is wil je daar niet pas achter komen als de betaling uitblijft. Bel vóór de vervaldatum je debiteuren om te controleren of de factuur is aangekomen en of deze correct is. Zo kun je alle bezwaren die tijdige betaling in de weg staan wegnemen.

6. Voorfacturering
 – Heb je niet de financiële ruimte om te wachten tot je facturen worden betaald dan kun je voorfinanciering overwegen. Naast dat je je factuur aan de debiteur stuurt, stuur je hem ook aan de factoringmaatschappij. Deze betaalt, in ruil voor een vergoeding, direct je factuur zodat jij niet op je geld hoeft te wachten.

7. Overzicht geldstromen
 – Niemand kan inschatten hoe lang deze crisis zal duren en welke impact deze zal hebben. Maak een overzicht van je verwachte inkomsten en uitgaven voor dit jaar. Door het maken van een dergelijk overzicht worden obstakels helder, kun je vooruitkijken en plannen maken. lees meer lees minder

De meeste van ons zien het als een luxe: een dagje thuiswerken. En laten we eerlijk zijn, thuiswerken heeft ook z’n voordelen: eindelijk in alle rust de dingen doen waar je op kantoor niet aan toekomt, geen reistijd, later kunnen opstaan maar toch eerder met je werk kunnen beginnen, en ondertussen nog een wasje kunnen draaien ook.

Software As A Service
Op vrijdag 13 maart werd de Nederlandse bevolking gevraagd thuis te werken wanneer mogelijk. In de haast werd in menig huis werkplek(en) gecreëerd, al dan niet met spullen meegenomen van kantoor. De maandag na het weekend ontvingen wij vragen van mensen die onze applicatie op hun laptop wilde installeren. Maar wist je dat Newbase niet geïnstalleerd hoeft te worden? Newbase draait in de cloud want het is namelijk een Software As A Service (Saas) applicatie. Dat wil zeggen dat de softwaretoepassingen via internet wordt geleverd, dus als service. Daarom kan Newbase op elke computer draaien.

Toegang tot alle documenten
Naast dat installeren dus niet nodig is zijn er nog andere voordelen van in de cloud werken. De offertes, facturen, pakbonnen en andere documenten die je met Newbase maakt worden op één centrale plek opgeslagen zonder dat je daar iets voor hoeft te doen. De mappen waarin de documenten worden opgeslagen zijn tijdens de implementatie ingesteld en zijn voor iedereen hetzelfde. Dus ook al ben je thuis aan de slag, een aanmaning sturen of een factuur nakijken blijf je doen zoals je gewend bent. Dat scheelt weer, want de afdeling ICT heeft het druk genoeg in deze tijden.

Gebruikers
Bij Newbase betaal je niet per geïnstalleerde applicatie maar voor het aantal gebruikers dat tegelijkertijd het programma gebruikt. In de applicatie registreer je wie het programma mag gebruiken. Al deze mensen hebben toegang tot Newbase maar je betaalt slechts voor het aantal ingelogde gebruikers. Zo kan je dus 100 medewerkers toegang tot Newbase geven maar wanneer er maar 10 mensen tegelijk werken hoef je slecht voor 10 licenties te betalen.

Geen gedoe
Programma’s als Skype, Slack en Google hangouts zijn in deze tijden ineens net zo basisbehoefte als Word, Excel en Powerpoint. Nu we allemaal thuis zijn willen we toch blijven communiceren met onze collega’s. Het blijkt dat even overleggen voor sommige collega’s meer van hun ICT skills vraagt dan hun communicatieve vaardigheden. Met Newbase kun je overal werken, als je maar een internet verbinding hebt, er hoeft niks te worden ingesteld of aangepast. Dat is weer een zorg minder in deze rare tijden.

Kinderen
Aan ons programma zal het dus niet liggen maar we zijn ons ervan bewust dat samen thuiswerken andere uitdagingen met zich meebrengt, vooral voor mensen met kinderen. Van school ontvang je een keurig lessenpakket met instructies maar wat te doen als je dochter uitleg wil over een som terwijl jij net met een belangrijke zakenpartner aan de telefoon zit? Of als je je echt even wilt concentreren terwijl je kroost in de woonkamer hun dagelijkse bewegingschallenge uitvoert?

Wij zeggen ‘Take it easy’, neem zelf ook af en toe een pauze en probeer er voor te zorgen dat je zo min mogelijk stress hebt. Wellicht is het mogelijk je werktijd ruim over de dag te verdelen zodat je wat uurtjes kunt pakken als de kinderen op een oor liggen. Denk ondertussen maar alvast aan de tijd dat je weer op kantoor mag werken…

Tot dan: houd afstand en let een beetje op elkaar lees meer lees minder

Werken met geprinte facturen en bestellingen, het komt nog vaker voor dan je denkt. Onlangs waren we op bezoek bij een bedrijf waar op ieder bureau aparte bakjes stonden met daarin stapels documenten die moesten worden ingevoerd in de computer. Wij vroegen ons hardop af of al dat papier niet heel veel dubbel werk opleverde en onvermijdelijke menselijke fouten bij het overtikken van namen, codes of adressen. Dat bleek ook zo te zijn. Maar we kregen ook vragen terug:

 Digitalisering leuk! Maar wat is het eigenlijk?
En wat levert digitalisering ons dan op?
Is mijn bedrijf er wel klaar voor om te digitaliseren?

Wat is digitalisering?
Digitalisering is eigenlijk niets anders dan de overgang van informatie van papier naar een digitale vorm. Dat scheelt niet alleen maar stapels papier (goedkoper, beter voor het milieu, geen volle archiefkasten) maar informatie wordt ook veel toegankelijker en gemakkelijker uit te wisselen (intern en extern).

Door digitalisering wordt het mogelijk je bedrijfsprocessen te automatiseren. Inkomende facturen die bijvoorbeeld direct worden ingelezen, dankzij een aan ons pakket gekoppeld scan- en herkenprogramma. Informatie uit die facturen kan daarmee volautomatisch verwerkt en geboekt worden– allemaal belastingdienst-proof.

Het digitaal opslaan van dergelijke documenten heeft als voordeel dat iedereen die daar binnen deorganisatie toestemming voor heeft, de inkoopfacturen kan zien en kan terugzoeken wat de status is van een bepaalde order. Dat laatste is handig als er handelingen moeten worden ondernomen, of er bestellingen moeten worden gedaan voor een klant.

Wat levert digitalisering op?
Door digitalisatie beperk je vervelende administratieve taken tot een minimum en ontstaat er meer ruimte die je kunt besteden aan innovatie en de echt belangrijke werkzaamheden.

Digitalisering maakt het eenvoudiger om grote brokken informatie te analyseren zoals de afhandeling van klachten, openstaande facturen of bestellingen. Met gedigitaliseerd data kun je eenvoudig rapporten genereren en de inzichten daardoor kun je gebruiken om je klanten beter van dienst te zijn.

Is mijn bedrijf er wel klaar voor om te digitaliseren?
Digitalisering is niet alleen weggelegd voor grote organisaties. Vrijwel elke ondernemer kan winst behalen – in tijd en in geld – door een kantooromgeving en processen te automatiseren. Een goed geïntegreerd softwarepakket is hierbij cruciaal.

Wanneer je als organisatie focus wil houden op relevante ontwikkelingen en streeft naar een constante optimalisatie en verbetering van je processen, dan is digitalisering een logisch middel om grip te houden – en een digitale transformatie het vanzelfsprekende gevolg.

Newbase
Met Newbase leveren wij niet alleen slimme, complete ERP-oplossingen waarin alle processen samenkomen, wij ondersteunen onze klanten ook bij het digitaliseringsproces en alles wat daarbij komt kijken.

Wij zijn geen verandermanagers, maar wat wij wel doen met Newbase is bedrijven heel goed begeleiden bij de implementatie en acceptatie van onze software. Vanuit onze jarenlange ervaring – en we hebben nogal wat bedrijven van binnen gezien – kennen wij de meest voorkomende struikelblokken voor organisaties die willen digitaliseren. Uiteindelijk gaat het digitalisering om veel meer dan alleen de juiste software.

Nieuwsgierig geworden naar hoe je door middel van digitalisatie jouw organisatie kunt optimaliseren? lees meer lees minder

Judith Brouwers is accountant en belastingadviseur met grote affiniteit voor ondernemerschap en automatisering. Elke keer dat haar kantoor Meierij Accountancy & Advies ambitieuze ondernemers ondersteunt bij de implementatie van Newbase komen al die kennis en vaardigheden goed tot hun recht.
Meierij Accountancy & Advies is sterk in advies aan MKB-bedrijven in de regio Den Bosch Eindhoven. Proactief advies wel te verstaan, zegt eigenaar Judith Brouwers, op basis van actuele cijfers. “Wij zijn een heel klantgericht kantoor, waarbij vragen vanuit de klant voorop staan. En om advies te geven waar de klant echt wat aan heeft, moet je wel beschikken over cijfers die actueel zijn. Alleen dan kun je de klant werkelijk goed adviseren. Zeker als je de ondernemer wilt kunnen adviseren hoe hij zijn bedrijf verder kan laten groeien, zoals wij ambiëren: onze doelgroep is scherp afgebakend en bestaat uit ambitieuze ondernemers. Als je wilt groeien en behoefte hebt aan begeleiding daarbij in de vorm van regelmatig advies, ben je bij ons op de juiste plek.”

Die ondernemers kan Meierij Accountancy & Advies uiteraard allerlei administratieve werkzaamheden uit handen nemen. Een dankbare taak: “Ondernemers hebben het druk met hun bedrijf. Vandaar dat ze ons inschakelen en de administratie deels of volledig aan ons uitbesteden. We werken online samen op de wijze die het beste bij de klant past.”

Naast administratieve ondersteuning geeft Meierij Accountancy & Advies advies aan ondernemers tijdens elke groeifase van hun bedrijf. Denk daarbij niet alleen aan fiscaal en bedrijfseconomisch advies. Ook legt het kantoor zich toe op advies met een sterke automatiseringscomponent, met name voor de implementatie van Newbase, Basecone en Twinfield.

Brouwers heeft zelf als hoofd administratie bij een internationaal bedrijf gewerkt en heeft in het bedrijfsleven ruime ervaring opgedaan met ERP-systemen. “Veel accountants denken vanuit de administratie. Ik denk vooral vanuit de business en de klant en hoe je dat het beste kunt vastleggen en daar nuttige informatie uit kunt halen. Dus ik zie het vrij snel als een bedrijf gebaat is bij een ERP-systeem. En dat ik Newbase aanbeveel is omdat het veel mogelijkheden biedt om onder meer het verkoopproces te optimaliseren en om de projectadministratie te verbeteren.”

Inspelen op ondernemerswensen
Meierij Accountancy & Advies is actief bij de implementatie van Newbase betrokken. “We kijken samen met de ondernemer naar zijn wensen. De inrichting van de software stemmen we samen met Newbase daar op af. Hierbij zorgen we er tevens voor dat de administratie in Twinfield en Basecone daar volledig op aan sluit.

“Mijn belangrijkste advies is altijd om te kijken of de administratieve processen nog verder kunnen worden gestroomlijnd. Newbase koppelt met Twinfield en Basecone, waardoor de inkomende facturen volledig digitaal verwerkt kunnen worden. Vanuit Newbase heb je ook goed zicht op de termijnen die aan klanten gefactureerd kunnen worden.”

“Door te werken met projecten in Newbase heb je veel meer grip op je projectadministratie. Zorg wel dat je automatisch facturen verzendt wanneer je een order in termijnen wilt facturen. Kijk ook naar welke managementinformatie je wilt hebben. Denk aan de stuurgetallen die je als onderneming wilt hebben als je wilt groeien.”

Meer zicht op de business
En dan zijn er uiteraard ook nog de gebruikers: “Die moeten ook worden betrokken in het proces.” Niet alleen dat ze moeten weten wat er allemaal kan met Newbase, ook hier geldt: het gaat niet zozeer om de techniek, maar om hoe je ermee omgaat. “Mensen moeten Excel-spreadsheets en andere handmatig bijgehouden documenten ook kunnen loslaten en erop vertrouwen dat het IT-systeem ze van nauwkeurige, actuele, goed bruikbare informatie zal voorzien.”

“Dat kan even wennen zijn. Maar het werkt altijd stimulerend wanneer je erachter komt dat die digitalisering enorm veel voordelen oplevert: dat je je bedrijf én efficiënter kunt inrichten én dat je meer inzicht krijgt in je bedrijfsvoering. Hierdoor kun je tijdig bijsturen en dit draagt bij aan de groei en het rendement van het bedrijf.” lees meer lees minder

Het kwijtraken van klanten is vervelend want het kost ongeveer 7 keer meer om een nieuwe klant te werven dan om er een te behouden. Je kunt een klantrelatie dus beter niet laten verzuren. En nee, het is niet altijd mogelijk om te voorkomen dat een klant overstapt naar de concurrent. Soms heb je een technologische innovatie gemist, of kun je niet opboksen tegen het schaalvoordeel van een nieuwe grote speler. Maar het is zonde als je de klanten verliest omdat je ligt te slapen en kansen laat schieten. Daarom een paar tips waarmee je scherp blijft want er zijn een aantal zaken die je kunt doen als ondernemer om je klantrelaties niet te laten verzuren:

Kennis
De eenvoudigste manier om tevreden klanten te houden is goed blijven luisteren en kijken naar je klant. Weet wat er speelt binnen de markt waarop men opereert, maar ook binnen het bedrijf zelf.

Reactie
Iedereen weet dat wanneer je een vraag hebt je graag zo snel mogelijk antwoord wilt. Dat geldt ook voor jouw klanten. Het is vervelend is om lang te moeten wachten op vragen over producten of diensten die worden afgenomen. Daarom is het zaak om snel te reageren op vragen van je klant.

Tevredenheid
Meten is weten. Als bedrijf wil je graag weten of je klanten tevreden zijn over diensten of producten die ze afnemen. Er zijn diverse methoden om klanttevredenheid te meten van eenvoudig gesprek tot uitgebreid onderzoek.

Contracten automatisch verlengen
Als een contract afloopt en je bent zelf te laat in actie gekomen kan het zijn dat je klant wegloopt. De eenvoudigste oplossing is om contracten automatisch te laten verlengen en de actie bij je klant te leggen. De meeste klanten kiezen voor gemak en niets is eenvoudiger om door te gaan op de oude voet zonder een nieuw contract te moeten tekenen.

Actie
Wacht niet altijd af tot de klant contact opneemt met jou maar onderneem zelf actie. Het vroegtijdig informeren van klanten zoals het versturen van een simpele herinnering om aan te geven dat het contract eerdaags afloopt, is vaak al voldoende om je klant in beweging te brengen om zijn contract te verlengen. Maar ook contact zoeken zonder directe aanleiding kan lonen om jezelf te informeren wat er bij de klant speelt.

Voorkom verzuring met Newbase
Wij van Newbase proberen goed te luisteren. Luisteren naar de markt en naar onze klanten. Met deze kennis hebben we door de jaren heen ons ERP systeem uitgebreid. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van alle informatie over je klant maar ook om deze snel inzichtelijk te hebben voor de medewerkers van je bedrijf. Newbase is zo ontworpen dat je heel eenvoudig contactrapportages kunt bijhouden van de klanten waarmee je werkt. Klachten kunnen gemakkelijk worden geregistreerd en op ieder moment is de meest actuele klantinformatie te bekijken. Daarmee kunnen werknemers zien wat er bekend is over de klant en deze op de juiste manier van dienst zijn. Ook het doen van tevredenheidsonderzoeken kan gemakkelijk met Newbase. Vanuit lopende projecten en serviceaanvragen kun je namelijk automatisch een online evaluatieformulier naar de klant versturen. Antwoorden worden meteen in Newbase geregistreerd. Wanneer je klanten goed in het vizier houdt met Newbase, sta je minder snel voor verrassingen en is de kans op churn aanzienlijk kleiner. lees meer lees minder

Volgens het onderzoek Het Betere Werk gedaan door de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) stellen ondernemers zichzelf nog veel te weinig de vraag of hun werknemers wel gelukkig zijn. Meer grip op zaken schijnt de werknemer een stuk gelukkiger te maken. Het onderzoek meldt dat 38 procent van de werknemers zegt te snel te moeten werken om het werk af te krijgen en bijna de helft van de werkenden een gebrek aan vrijheid op het werk ervaart

Waarom je dit als werkgever zou moeten oppakken?

Omdat stress en het gebrek aan autonomie mede oorzaak zijn voor het hoge aantal mensen met burn-out klachten. Het onderzoek van WRR doet negen aanbevelingen die binnen drie categorieën vallen: grip op geld, grip op werk en grip op leven. Maar deze categorieën zijn onderling meer met elkaar verbonden dan je op het eerste gezicht zou denken – en ze hebben uiteindelijk allemaal te maken met werk. De vraag is dan ook niet: welke werkgever wil bijdragen aan het geluk van zijn eigen personeel, maar: hoe kun je als werknemer bijdragen aan het geluk van je eigen personeel.

Hoe kun je als werkgever bijdragen aan het geluk van je eigen personeel?
Daar hebben wij bij Newbase wel ideeën over. Wij vinden geluk belangrijk. Niet voor niets is ons motto “ERP software voor klantgeluk”. Het zit als het ware in ons DNA verweven.
Als je kijkt naar de drie zaken waar werknemers grip op willen hebben dan draagt de software van Newbase daar op allerlei manieren aan bij.

Grip op Geld

Door bedrijfsprocessen optimaal te stroomlijnen krijgt u als werkgevers niet alleen maar meer financiële ruimte, maar ook meer overzicht en grip op binnenkomende en uitgaande geldstromen. Stel dat u uw verkopers beloont met een bonus die afhankelijk is van hun presentaties dan kunt u beiden in Newbase zonder enige moeite zien hoe hoog dit bedrag is. De financiële ruimte als gevolg van het stroomlijnen kan voor allerlei doeleinden gebruikt worden. U zou tijdelijke contracten van uw werknemers om kunnen zetten in vaste contracten want goed werk is werk dat voldoende (financiële) zekerheid oplevert. Dat draagt bij aan het geluk van uw werknemers.

Grip op werk

Goed werk is werk met een zekere vrijheid, waarbij een beroep wordt gedaan op onze capaciteiten en goede sociale relaties worden onderhouden. Niemand wordt gelukkig van dubbel werk doen. Of van het herstellen van slordigheidsfouten die onvermijdelijk in een menselijk ketenproces sluipen. Daarom zien wij bij Newbase niet graag dat dezelfde informatie meerdere keren handmatig moet worden ingevoerd. Wij hebben ons ERP systeem zo ontwikkeld dat de administratieve handelingen die uitgevoerd dienen te worden niet onnodig dubbel gedaan hoeven te worden. Dit bespaart de gebruiker tijd die hij of zij kan besteden aan inhoudelijke zaken. Ook maken wij het mogelijk dat ons systeem gemakkelijk kan worden aangesloten op andere applicaties waardoor onnodige handelingen en fouten beperkt blijven.
Zo houden u en uw werknemers grip op het werk:

-De logistieke medewerker kan met een handscanner data invoeren die direct wordt verwerkt.

-De onderhoudsmonteur krijgt zijn werkopdracht binnen op een tablet, terwijl de binnendienst in Newbase de afmelding krijgt.

-De boekhouder kan zonder problemen bankafschriften afletteren in Twinfield – onze financiële partner – en die boeking wordt ook automatisch verwerkt in Newbase

Grip op het leven

Door ons geïntegreerde ERP systeem faciliteren wij een effectieve inzet van tijd en middelen binnen uw organisatie en dragen wij bij aan de vereenvoudiging van de keten. Dit geeft ruimte en tijd. Ruimte en tijd voor uw medewerkers om zich te ontwikkelen op het professionele of persoonlijke vlak. Of vrije tijd die besteed kan worden aan het zien van uw vrienden en familie, of hobby. Op deze manier proberen wij er met onze software aan bij te dragen dat u en uw werknemers meer grip krijgen op de manier waarop men het leven wil invullen.

Kies voor geluk – kies voor Newbase
Wij zien nog te veel bedrijven waar men met Excellijsten en meerdere losse applicaties werken. Dit zorgt voor veel onnodig werk, financiële onzekerheid, en tijdverlies. lees meer lees minder

Veel bedrijven en organisaties denken dat iedere ERP-applicatie hetzelfde doet. In grote lijnen klopt dit misschien wel, maar toch past niet ieder ERP-systeem even goed bij ieder bedrijf. Bij de keuze van een ERP-pakket doe je er verstandig aan om te letten of het pakket wel goed past bij jouw eigen processen. En die processen kunnen soms nogal verschillen per sector of organisatie. Soms biedt een ERP-pakket zoveel mogelijkheden dat deze het nodeloos ingewikkeld maken en de gebruikers door de bomen het bos niet meer kunnen zien. Een ERP-pakket moet jouw medewerkers precies genoeg bieden om doelstellingen te realiseren.
Ga je in het komende jaar op zoek naar een ERP-pakket let dan op de onderstaande trends.

Vier ERP-trends en wat ze voor jouw organisatie betekenen


1. Cloudstrategie en zakelijke ambities steeds relevanter voor ERP

De cloud is overal beschikbaar en steeds beter koppelbaar met applicaties waardoor medewerkers en processen steeds efficiënter worden. Dit maakt dat de cloud veel mogelijkheden biedt voor ERP-software. Maar daarbij is het wel van belang om naar de cloud te kijken als onderdeel van je grotere strategie. Hoe integreer je de cloud, samen met je ERP-pakket, in de digitale transformatie, kostenbesparingen en nieuwe bedrijfsmodellen die je voor ogen hebt voor je organisatie? Van welke applicaties maak je gebruik en sluit alles wel goed en slim op elkaar aan?

2. Mobiel ERP wordt een vanzelfsprekendheid

Mobiele ERP-toepassingen zitten al langer in de lift, maar in 2020 wordt het de logica zelve dat medewerkers ook ‘on the road’ toegang willen (en krijgen) tot de belangrijkste gegevens uit je ERP. Zo kunnen ze sneller beslissingen maken en worden fouten vermeden.

3. Business Intelligence (BI) & ERP

ERP-software biedt steeds vaker realtime inzichten die relevant zijn voor productontwikkeling, productiviteit, marketing en de operationele efficiëntie van bedrijven. Door de koppeling van BI en ERP kunnen managers steeds adequater sturen op basis van de realtime gegevens, als het gaat om te behalen targets. Het huidige ERP-pakket geeft vooral nog inzicht in de stand van zaken tot nu toe, maar de trend gaat worden om ook binnen je pakket specifieke bedrijfsdoelstellingen vast te leggen en deze prognoses continu live te managen.

4. ERP ‘light’

Veel ERP-paketten zijn bedacht vanuit de financiële hoek om te voldoen aan de beheervereisten op gebieden als accounts, audits, supply chain en magazijn. Dat levert vaak grote logge systemen die inflexibel zijn en lastig aan te passen aan specifieke klanten. Dit leidt ertoe dat veel kleine en middelgrote organisaties zich steeds vaker af keren van de traditionele ERP-sotware omdat zij deze te moeilijk, te ingrijpend en te duur vinden. In 2020 zullen we een beweging zien naar ERP ‘light’ applicaties. Dit soort applicaties zijn een uitgeklede versie van de traditionele ERP. En omdat ze minder kunnen zijn ze relatief eenvoudiger in het gebruik en minder kostbaar qua prijs.

Samengevat: realtime inzichten uit je ERP
De meeste ERP-pakketten zijn aan het transformeren. De software wordt gebruiksvriendelijker, het kan worden aangepast aan de eisen van de gebruiker, is overal te gebruiken en biedt handige inzichten doordat het gegevens omzet in informatie. Dit gecombineerd met het feit dat ERP-software steeds beter gekoppeld en aangepast kan worden aan hun omgeving leidt tot kennis en biedt steeds meer mogelijkheden voor het strak houden van de planning en adequate actie.

Ook Newbase kijkt naar de toekomst. Al sinds 2010 is ons pakket in de cloud beschikbaar waardoor onze klanten altijd beschikken over de nieuwste versie, zonder extra kosten. In het komende jaar zullen wij een betaalbaar alternatief bieden voor het koppelen van losse BI-systemen en komt de mogelijkheid om realtime inzicht te hebben in de KPI’s, sales en accounts. lees meer lees minder

De invoering van een ERP-pakket zoals Newbase gaat vlotter als de accountant daarbij adviseert. Dat zegt Irma van der Made, assistent accountant bij Dinkelberg & Kuipers. “Zij het dat de accountant wel alleen moet adviseren vanuit zijn eigen expertise. Hij is natuurlijk geen IT’er.” Het ziet er naar uit dat de werkzaamheden van de accountant in de toekomst gaan veranderen. Intern bij bedrijven geldt dat ook voor de rol van de controller. De basis blijft het onderhouden van de administratie, de fiscale aangifte, in feite het (op orde hebben van het) administratieve proces. Maar de accountant/controller is steeds meer adviseur, en helpt de ondernemer om geld te verdienen. Door bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te verbeteren, te kijken naar kansen en mogelijkheden, naar de toekomst. Hierbij speelt IT uiteraard een belangrijke rol.

“Maar de accountant is natuurlijk geen IT’er”, zegt Irma van der Made. “Wel kan hij zijn eigen expertise aanwenden om klanten te ondersteunen, bijvoorbeeld in de verdere automatisering van hun administratie.”

Relevante informatie
Zo is Dinkelberg & Kuipers onlangs betrokken geweest bij de integratie van de financiële administratie van een handelsonderneming met een nieuwe webshop. De financiële administratie draaide op Twinfield en Basecone. “Prima software en steeds beter te koppelen aan gerelateerde programma’s, maar niet geschikt om een goederenstroom in kaart te brengen. Daarvoor hebben we de klant geadviseerd om de financiële administratie uit te breiden met Newbase”, aldus Van der Made.

In Newbase krijg je alle relevante informatie over de inkomende en uitgaande goederenstroom. Aan de verkoopkant zijn dat alle stappen in het ‘order to cash’-proces, vanaf de order tot en met het uitleveren en de betaling, inclusief de correspondentie daarover met de klanten. Aan de inkoopkant wordt het hele ‘purchase to pay-proces’ bijgehouden, vanaf de inkooporder tot aan de betaling. Ook veranderingen in de voorraden worden in Newbase bijgehouden.

Uitgaande en binnenkomende facturen blijven als vanouds in de financiële administratie bijgehouden, inclusief scans van de brondocumenten door Basecone. Debiteuren- en crediteurenstamgegevens komen uit Newbase, dat met Twinfield gekoppeld kan worden. Uiteraard staat dit alles los van de geldstromen die niet direct verband houden met de goederenstroom (denk aan indirecte kosten zoals huur en lease): die worden in de financiële administratie bijgehouden.

Duidelijke rolverdeling
Wat is de rol van Dinkelberg & Kuipers bij dit alles? Van der Made: “Wij hebben in de eerste plaats de activiteiten van de onderneming in kaart gebracht, en gekeken welke processen er precies waren en welke geld- en goederenstromen ermee gemoeid zijn. In de tweede plaats hebben we geadviseerd bij de inrichting van Newbase en de integratie met Twinfield en Basecone. De eigenlijke implementatie van Newbase is vervolgens door Newbase zelf gedaan. Dat is typisch iets voor een IT-bedrijf als Newbase.”

“Wij bevelen Newbase graag aan omdat het op grond van ons inhoudelijke advies de klant eerlijk informeert of het wel de aangewezen partij is om de gevraagde oplossing te leveren. En omdat het niet meer implementeert dan strikt noodzakelijk is. Binnen Newbase is het bijvoorbeeld mogelijk urenadministratie in te richten. Dat was in dit geval niet nodig. De handelsonderneming had er geen behoefte aan om de uren van medewerkers bij te houden, en had genoeg aan de registratie van klantactiviteiten via Twinfield, Basecone en Newbase.”

Met andere woorden: de klant had de diensten van Newbase dus nog kunnen uitbreiden. “Maar het bedrijf heeft nu al enorme voordelen. Een gestroomlijnde goederenstroom, voortdurend inzicht waar goederen zich bevinden, zonder steeds extra gegevens te hoeven invoeren: dankzij de integratie van Newbase met Twinfield en Basecone hoeft informatie slechts één keer te worden vastgelegd en is vervolgens altijd en overal beschikbaar is binnen het systeem. Dat is pure winst.”

Wil je meer weten of Newbase? lees meer lees minder

DutchDeluxes, onderdeel van Brabantia, is een bedrijf dat luxe consumentenartikelen levert aan webshops, cadeauwinkels en aan de betere geschenkenwinkel.
 Hoewel DutchDeluxes met veel plezier gebruikmaakte van Newbase, merkten ze toch dat men binnen de organisatie vaak dubbel werk aan het doen was. Op bezoek bij klanten noteerden verkopers de bestellingen op een blocnote en na een beurs lag er een dikke stapel visitekaartjes en papieren opdrachten klaar om handmatig ingevoerd te worden in Newbase. Dat moest beter kunnen, want naast het risico dat er bij dat het overtypen allerlei kleine slordigheden kunnen ontstaan in de administratie, was het vooral ook heel erg ouderwets en onhandig. Bovendien hadden de vertegenwoordigers tijdens hun bezoek aan de klant geen realtime inzicht in de voorraad en geen overzicht van het klantverleden.
Verre van optimaal. DutchDeluxes zag dus ruimte voor verbetering.

Optimizers
Op zoek naar een manier om hun wensen te vervullen kwam DutchDeluxes in contact met Optimizers, een specialist op het gebied van applicaties voor sales en logistiek. Bij DutchDeluxes zag men de voordelen van de applicaties, en ze wilden hier graag de informatie uit Newbase aan kunnen koppelen. En zo gebeurde het dat Optimizers contact met ons zocht. De rest is geschiedenis.

Inmiddels hebben ze bij Optimizers een prachtige koppeling geschreven op grond van onze API’s en kunnen alle klanten van Newbase alle applicaties van Optimizers aansluiten op onze ERP oplossing.

App4Sales
App4Sales is een van de handige applicaties van Optimizers speciaal gemaakt voor vertegenwoordigers onderweg. Op een tablet heeft de vertegenwoordiger toegang tot alle informatie die nodig is voor een goed verkoopgesprek: artikelinformatie, sfeerbeelden en productplaatjes, actuele prijzen en voorraad. Leuk is ook dat de opmaak van de App4Sales eenvoudig kan worden aangepast naar look and feel van je eigen bedrijf waardoor het geschikt is om te tonen aan de klant.

Sinds de koppeling gebruikt DutchDeluxes App4Sales voor alle buitendienstmedewerkers.

Hun vertegenwoordigers gaan nu met een tablet op bezoek bij de klant in plaats van met een notitieblok. De applicatie zorgt ervoor dat ze plaatjes van de artikelen kunnen laten zien die ze op voorraad hebben en ter plekke de opdracht kunnen afronden door de klant een digitale handtekening te laten zetten onder een bestelling.

De order wordt gelijk gezien op kantoor en kan nog dezelfde dag worden ingepakt en verstuurd. De daaropvolgende factuur wordt natuurlijk automatisch geboekt in Twinfield.

Andere Optimizer applicaties
Voor een verdere optimalisatie van het logistieke proces is Dutchdeluxes ook gebruik gaan maken van een andere applicatie van Optimizers: Portal4Sales. Portal4Sales is een Business-to-Business website waar klanten zelf hun bestellingen kunnen invoeren. Zo kunnen zij een order plaatsten op elk gewenst tijdstip.

De order wordt zonder tussenkomst van een persoon direct in Newbase geplaatst en de afhandeling kan beginnen. Dit bespaart zowel DutchDeluxes als de klant veel tijd. Een leuk nieuwtje is dat Optimizers nu ook App4Picking ontwikkelt waarmee magazijnmedewerkers nog efficiënter kunnen worden aangestuurd en wijzigingen in de voorraad direct worden bijgehouden.

Optimizers partner van Newbase
Na onze zeer prettige samenwerking en ervaring rondom de applicaties van Optimizers hebben wij bij Newbase besloten om een duurzaam partnership aan te gaan. lees meer lees minder

“Weg met oud ijzer!”, zegt Oscar Hofs, directeur van Biemans Accountants. Binnen Biemans heeft oud ijzer – lees: servers ‘on premise’- afgedaan. In 2004 stapte het kantoor over en werden zij volledig ‘web based’, dat wil zeggen dat de gehele automatisering in de cloud is ondergebracht. De voordelen waren aanzienlijk maar werden beperkt doordat de klanten van Biemans nog veelvuldig documenten op papier aanleverden. “Wij moesten destijds meer dan 200.000 documenten op jaar basis verwerken”, herinnert Hofs zich. “Daar kwam in 2010 verandering in. Toen zijn wij de financiële administraties gaan verwerken op basis van het inscannen van de inkoop- en verkoopfacturen. Dat hebben we ingericht als een volledig geautomatiseerde administratiestraat waarbij we scansoftware, administratieve software, jaarrekeningsoftware en belastingsoftware aan elkaar hebben gekoppeld, met de financieel administratieve software van Twinfield als basis.”

Klant naar de cloud
Een logische vervolgstap was om ook de klanten van Biemans naar de cloud te brengen. “We hadden tenslotte veel kennis en expertise opgedaan, zoveel dat we klanten zelf konden gaan begeleiden om naar de cloud over te stappen. En we hadden een groot netwerk opgebouwd van IT-ers die technische ondersteuning konden bieden.”

Behalve voor Twinfield, koos Biemans voor het ERP-systeem Newbase. ” Als aanvulling op Twinfield is Newbase perfect: waar je met Twinfield de financiële administratie kunt bijhouden, is Newbase geschikt voor klantenbeheer en voor projecten- en urenadministratie. Samen dragen ze bij aan een betere bedrijfsvoering: de financiële data die Twinfield verschaft, kun je gebruiken om met Newbase beter inzicht te krijgen in je eigen activiteiten dit geeft je meer grip op je klanten en een helpt bij het verbeteren van het beheer van de operationele activiteiten.”

Nieuwe inkomstenstroom
Tegelijkertijd is het begeleiden van klanten om in de cloud te gaan werken voor Biemans Accountants ook een middel om een nieuwe inkomstenstroom op gang te brengen. Een interessante uitbreiding nu de accountant steeds minder verdient aan de traditionele activiteiten omdat deze in toenemende mate automatisch plaatsvinden. “Wij zetten in op advies en implementatie van ERP-software van Newbase”, aldus Hofs. “We geloven dat de automatisering van de hele administratieve organisatie betrouwbaardere en beter bruikbare data oplevert. Data die wij weer kunnen gebruiken als basis voor onze analyses en adviezen.” Oscar Hofs vervolgt: “Wij willen ons steeds meer richten op de primaire vastlegging van gegevens bij onze klanten om zo de kwaliteit van de ‘bron’ te bewaken in de wetenschap dat de kwaliteit van de output dan ook is gegarandeerd. Op deze wijze kunnen we de data van de klant efficiënter verwerken en verrijken met analyses en advies. Heel wat anders dan onze oude werkzaamheden zoals het bijhouden van de administratie, het samenstellen van de jaarrekening en de belastingaangifte.”

Groeimogelijkheden
Sinds 2015 heeft Biemans Accountants bij tien klanten Twinfield en Newbase geïmplementeerd. Voor de komende jaren verwacht Hofs nog meer interesse te kunnen wekken. “Weliswaar komen niet alle klanten in aanmerking, aangezien ze te klein zijn of omdat er branchespecifieke oplossingen bestaan, zoals bijvoorbeeld voor de bouw of voor de autobranche. Maar voor vele branches is dit niet het geval en in zo’n geval biedt Newbase uitkomst.” Al met al zijn er groeimogelijkheden te over: zeker 200 van hun klanten zijn wat Hofs betreft ‘prospects’.

Om hen over de streep te trekken, is het vooral zaak hen bewust te maken van de voordelen van complete automatisering van de administratieve organisatie. Dat is niet altijd even eenvoudig. “Je hebt ondernemers die het lastig vinden om te automatiseren. Of juist ondernemers die zelf al het nodige hebben geautomatiseerd, waardoor het lastig te combineren valt met onze oplossing. We moeten het vooral hebben van de groep die bewust is gemaakt van de voordelen van automatisering”, besluit Hofs: “MKB-ondernemers die nog flink wat automatiseringsslagen moeten maken en graag tot actie over gaan als de baten opwegen tegen de kosten.” lees meer lees minder

Meer omzet. Wie wil het niet? 
Maar meer omzet hoeft niet altijd verkregen te worden uit nieuwe klanten. Meer omzet kun je ook halen uit de klanten die je al hebt. Frederick Reichheld schreef het in de 90-er jaren al: wanneer je er in slaagt 5% meer klanten te behouden kun je je winstgevendheid verhogen met 25% tot 95%.
Hoe je dat doet? Door je te verdiepen in je klant!

Klantwaarde
Een van de manieren om je te verdiepen in je klanten is door het bepalen van de klantwaarde. Bedenk dat de waarde van een klant veel breder kan zijn dan alleen maar een financiële waarde. Klanten kunnen meer voor je bedrijf doen dan alleen geld binnen brengen. Wat dacht je bijvoorbeeld van het aandragen van potentiële nieuwe klanten?

Dus hoe goed ken jij je klant? Weet je wat hij belangrijk vindt en hoe belangrijk vindt hij jou en je product? Het bepalen van je klantwaarde kun je doen middels vijf stappen:

1. Bepaal wie je beste klanten zijn

2. Bepaal de kwaliteit van je relatie met je klant

3. Bepaal de kennis van je klant over jouw producten

4. Bepaal aan welke klant je extra tijd, geld en energie wilt steken

5. Bepaal op welk moment je klant behoefte heeft aan welke informatie

Wie is je beste klant?
Om dit te bepalen kun je verschillende parameters gebruiken zoals omzet, marge en groeipotentie. Wat weet jij van de klant en wat weet de klant van jou? Wat is de bindende factor in jullie relatie en hoeveel van zijn uitgaven besteed de klant bij jouw ten opzichte van je concurrent?

Wanneer je op de bovenstaande punten antwoord hebt kun je een inschatting maken van je klantwaarde en heb je inzicht waar je kansen liggen voor groei.

Een van onze klanten, een handelsbedrijf in relatiegeschenken, merkte de behoefte aan het vastleggen van meer informatie over hun klanten en kwam in gesprek met Newbase. Ze besloten om van Excel over te schakelen op onze complete handelsoplossing met geïntegreerd CRM en koppeling naar Twinfield, waar ook de betrokken accountant blij van werd.

Twee jaar later waren ze met dubbele cijfers gegroeid. Bestaande klanten bleken maar een deel van hun budget voor relatiegeschenken bij het handelsbedrijf te hebben ondergebracht. Vaak was dit wel bij de accountmanager bekend, maar het was nooit vastgelegd laat staan doorgegeven aan de binnendienst. Door deze en overige informatie centraal te delen hadden alle medewerkers nu toegang tot de kennis en konden ze de klant nog beter van dienst zijn.

Ook was vanaf nu de communicatie per opdracht voor een ieder in te zien. In het systeem waren bijvoorbeeld de specificaties te zien van de producten die in vorige jaren waren geleverd. Contacten met leveranciers werden eenvoudiger want prijsafspraken konden in het systeem worden geregistreerd waardoor de juiste informatie altijd paraat was bij de inkopers. Dit zorgde ervoor dat het maken van een herhalingsorder een fluitje van een cent was, klanten zich beter gehoord voelden, er adequater werd gereageerd – en als gevolg daarvan steeg de omzet.

Handelsbedrijven en hun customer journey
Dat het kennen van de klantbehoefte meerwaarde kan opleveren geldt zeker in de handelsbranche, waar de gunfactor niet alleen gaat over geld en volumes, maar ook om efficiëntie en service.

Om als handelsbedrijf een goede relatie met de klant te kunnen hebben zijn naast prijsafspraken, een aantal factoren belangrijk: een transparant voorraadbeheer en een logistieke machine zonder haperingen.

Wil je als handelsbedrijf uitsteken boven de concurrentie en een buitengewone service verlenen, dan moet je op iedere moment toegang hebben tot specifieke informatie: wat heeft je klant in het verleden gekocht, tegen welke kortingen? Wat waren de gewenste betaalcondities die eerder waren afgesproken en met wie?

Het lijkt vanzelfsprekend om deze informatie altijd op het netvlies te hebben, maar in de praktijk blijkt dit vaak over het hoofd te worden gezien.

De kwaliteit van je ERP-systeem bepaalt in hoeverre je als bedrijf strategisch inzicht hebt in de customer journey van je klant. Daarom – en omdat de glimlach van een klant meer omzet betekent voor onze afnemers – hebben wij Newbase ontwikkeld.

Ben je nieuwsgierig geworden en wil je weten of jij met behulp van jouw data ook beter de klant kan helpen? lees meer lees minder

Managementgoeroe Peter Drucker zei het al: “Je kunt alleen managen wat je kunt meten.” Je kunt daaraan toevoegen dat je bovendien iets alleen goed kunt meten als je over de juiste data beschikt. Dat valt ook op te maken uit het relaas van Jean-Paul Frohoff, controller bij Inventflow, een leverancier van pompen en een dienstverlener op service- en onderhoud aan pompen voor de voedingsmiddelenindustrie. Inventflow is succesvol met 32 enthousiaste medewerkers om de meest efficiënte pompen te engineeren en te leveren, daarna wordt de pomp gemonitord en op het juiste moment gereviseerd of onderhouden.

Jean-Paul Frohoff is van huis uit accountant, met meer dan tien jaar ervaring in het automatiseren van financiële administraties. Daarin is hij zo bedreven dat hij slechts één dag per week kwijt is aan de administratieve bezigheden en andere activiteiten die tot het takenpakket van de typische financial controller behoren. Dit lukt hem mede door Newbase en de naadloze aansluiting met het boekhoudpakket Twinfield. De rest van de tijd besteedt hij om collega’s te ondersteunen door te zorgen dat ze de beschikking krijgen over bruikbare informatie en inzichten, gebaseerd op betrouwbare data. “Dat klinkt heel simpel, maar is het niet.”

De data waarover het gaat betreft vooral informatie over lopende bedrijfsprocessen die door het ERP-systeem van leverancier Newbase worden bijgehouden, en daarnaast bijvoorbeeld data van leveranciers. “Zo kunnen we informatie verwerken die afkomstig is van sensoren uit pompen welke in bedrijf zijn bij bierbrouwerijen. Daaruit kunnen we opmaken in welke staat ze verkeren, en of ze misschien onderhoud nodig hebben. Wij gaan er als bedrijf prat op dat we meer zijn dan een simpele pompenleverancier en toegevoegde waarde kunnen leveren doordat onze monteurs meteen ter plekke kunnen zijn als er service moet worden verleend. Dat kunnen we alleen waarmaken als we over de juiste data beschikken en alle data op de juiste manier kunnen verwerken.”

De rol van Frohoff daarbij: “Ik probeer het ERP-systeem te optimaliseren door ervoor te zorgen dat mijn collega’s de beschikking krijgen over de data die ze nodig hebben en daar zo makkelijk mogelijk bij kunnen. Zodat ze sneller en beter hun werk kunnen doen en klanten kunnen helpen. Hierdoor weet de juiste monteur bijvoorbeeld direct bij welke pomp hij moet zijn van een klant als daar een storing optreedt en kan hij die snel verhelpen.”

Datachaos
Veel bedrijven slagen er niet in hun datahuishouding op orde te krijgen doordat ze allerlei systemen op elkaar stapelen zonder dat deze helemaal goed aansluiten: informatie uit het ene systeem moet worden bewerkt voordat deze verder kan worden verwerkt, zelfgebouwde en slecht op elkaar aansluitende spreadsheets worden gebruikt om de informatie verder te kunnen gebruiken. Een recept voor datachaos.

Hoe deze datachaos tegen te gaan?
Een goed ERP-systeem is een belangrijke voorwaarde, zij het dat dit niet toereikend is. “Garbage in is garbage out. Je ERP-systeem kan nog zo goed zijn, als de data die je daarin verwerkt niet betrouwbaar is, krijg je toch vervuilde informatie”, aldus Frohoff. In zijn ervaring schort het nogal eens aan de kwaliteit van die data. “Zeker in het MKB. Hoe vaak wij wel geen facturen krijgen van leveranciers waarin aantallen worden genoemd die niet overeenstemmen met wat werkelijk geleverd is, of hoe vaak de prijsstelling wel niet verkeerd is.” Een ERP-systeem waarin bestellingen worden geplaatst en worden ‘gematcht’ met de goederenontvangst en de inkomende factuur is een must. De belangrijkste oorzaak hiervan is dat ergens in het proces van bestelling tot facturering fouten zijn gemaakt die niet structureel zijn gecorrigeerd. Voor zover iemand de fout heeft ontdekt, heeft hij deze waarschijnlijk handmatig hersteld. Bijvoorbeeld door de stamgegevens op een binnenkomende factuur te corrigeren in plaats van in het bronsysteem. Een lapmiddel waardoor zal deze zelfde fout zich telkens weer opnieuw zal voordoen.

Terug naar de bron
De oplossing is om terug te gaan naar de bron. Dat wil zeggen om de processen die moeten worden uitgevoerd voor de bedrijfsvoering nauwkeurig in kaart te brengen, en vast te leggen welke informatie in elke stap nodig is of moet worden gegenereerd. “In Newbase kan dat vrij makkelijk aangezien alles op regelniveau wordt vastgelegd, en je op detailniveau kunt zien welke processen zich afspelen binnen een bedrijf.”

Sowieso is dat handig, aangezien dan duidelijk wordt hoe doelmatig een bedrijf opereert. “Maar al te vaak doen mensen de hele dag van alles, maar het is onduidelijk welke stappen ze nemen. Door de processen in kaart te brengen en vast te leggen in een procedurebeschrijving kun je zien waar efficiencywinst te behalen valt, bijvoorbeeld omdat er dubbel werk wordt verricht.” Nog een bijkomend voordeel is dat je lot als bedrijf minder afhankelijk is van de personen die er werken. Als iemand ziek is of wegvalt is het makkelijker hem te vervangen als je weet wat hij doet. Newbase helpt hierbij omdat alle procesinformatie nauwkeurig is vastgelegd.

Maar ook voor wie alleen een zuivere datahuishouding nastreeft, zijn nauwkeurige procesbeschrijvingen een eerste stap. Vervolgens is het zaak om te zorgen dat aan het begin van elk proces de juiste data correct wordt ingevoerd. Dat kan via handmatige invoer zijn, maar uiteraard is het mogelijk dat de data automatisch worden aangeleverd, bijvoorbeeld via XML of via een API die het mogelijk maakt te communiceren met externe partijen. Zo laat Inventflow informatie over apparatuur van leveranciers inlopen in het ERP-systeem van Newbase. “Dat gaat daar heel simpel mee. En het is uiterst handig. Bijvoorbeeld als we offertes moeten uitbrengen. We hoeven dan niet meer zelf allerlei leveranciersinformatie over te tikken voor een offerte, wat in het verleden leidde tot een stortvloed aan data van twijfelachtige kwaliteit.”

Vervolgens is het van belang dat de integriteit van de data gedurende de rest van het proces wordt gewaarborgd, zodat deze aan het einde van het proces nog steeds hetzelfde is als aan het begin. “Daartoe moet je in elk geval rechten en procedures goed vastleggen. Bijvoorbeeld het ERP-systeem zo instellen dat niet iedereen organisaties kan aanmaken, en werken met verplichte velden met toetsing. En voorkom dat verderop in het proces handmatige aanpassingen mogelijk zijn: als er een aanpassing nodig is, moet dat bij de bron gebeuren. Dit lijkt omslachtig maar als je het eenmaal goed hebt, maar het scheelt enorm veel werk in de stappen die daarna volgen. En je bant er fouten mee uit.”

Van meten naar managen
Hoewel Frohoff pas sinds mei in dienst is bij Inventflow, is de datahuishouding al zo ver op orde dat hij verder kan kijken naar nieuwe toepassingen op basis van die data. Anders gezegd, nu hij in de terminologie van Peter Drucker goed kan ‘meten’, kan hij de volgende stap maken en gaan ‘managen’. In de toekomst zullen wij gaan zien dat bij steeds meer organisaties hier invulling aan zal worden gegeven door het verwerven en selecteren van data controllers in plaats van financial controllers. Er zijn mogelijkheden te over op het gebied van datamining en datavisualisatie, en andere geavanceerde technieken om de onderliggende data te duiden, trends te signaleren en toegevoegde waarde te leveren met analyses, prognoses en advies.

Frohoff denkt in eerste instantie aan uitbreiding van de mogelijkheden tot datavisualisatie. “Dat betekent overigens wel dat we mensen moeten aantrekken die weten hoe je data het beste kunt visualiseren. Ik heb meer verstand van hoe je data het beste kloppend kunt krijgen zodat iemand anders er een zinnige visualisatie van kan maken.”

Newbase is ontwikkeld in samenspraak met klanten. In de volgende Newbase versie zal datavisualisatie een grote rol gaan spelen en daarmee een controller als Jean-Paul nog meer ondersteunen bij zijn werkzaamheden. Voor Inventflow zal Newbase in de nabije toekomst niet alleen de basis zijn maar ook richtinggevend worden in de bedrijfsvoering. Meer informatie? Neem via het onderstaande formulier contact met ons op of bel 020-6111444. lees meer lees minder

Echt live te gaan. Echt volledig draaien met een nieuwe applicatie. En dat allemaal binnen één week? Het kan allemaal. Maar vaak is het resultaat verre van optimaal. Bovendien legt een te krap geplande implementatie een gigantische druk neer bij de eigen organisatie, zowel bij de managers en eindgebruikers als bij de professionals die de onderneming technisch moeten leiden.

Kan dat ook anders?
Ja. Maar omdat iedere organisatie en ieder project ook eigen uitdagingen kent, is het lastig om uit te gaan van een standaard tijdsplanning voor implementaties.

Wat je wel kunt doen (moet doen) als organisatie is dit: zo goed mogelijk nadenken over alle mogelijke hobbels die je tegen gaat komen op weg naar een livegang. En wees daarbij vooral niet bang om eerlijk te kijken naar je eigen medewerkers en processen.

Wat zijn de capaciteiten van de mensen in je eigen organisatie?
Als je veel mensen in huis hebt zonder IT-achtergrond, moet je echt de tijd nemen voor het doorvoeren van een automatiseringsproces. Anders is de kans levensgroot dat je in al je haast aanloopt tegen een van de volgende tegenvallers:

Trainingen die niet goed blijven niet hangen bij medewerkers
Voor nogal wat professionals zonder IT-opleiding zijn ogenschijnlijk eenvoudige vaardigheden soms best ingewikkeld. Zelfs een nieuwe print-instructie kan soms een opgave blijken. Een online handleiding en een trainingssessie van een halve werkdag om een nieuw systeem te leren kennen is lang niet altijd genoeg. Irritant? Misschien – maar soms is het gewoon een realiteit waarmee je moet dealen.

Te snelle keuzes maken voor bepaalde software
Veel managers en directeuren zonder IT-achtergrond vertrouwen te gemakkelijk op het mooie verhaal van de verkoper. Daarom is het nodig om echt kritisch te kijken naar verschillende aanbieders en hun verhaal. Zet je bedrijfsprocessen op een rij, neem er een als voorbeeld en kijk samen met de aanbieder of het pakket past. Nog beter: doe deze beoordeling met een paar mensen uit de organisatie die bekend zijn met het bedrijfsproces.

De eigen processen niet voldoende op orde hebben
Wat, vaak pas achteraf, een probleem blijkt: bedrijven die hun eigen behoeftes niet goed in kaart brengen. En daarom ook niet de juiste vragen stellen.
– Kunnen wij met jullie software onze voorraad bijhouden?
– Ja hoor!
– OK, mooi!

De vraag die niet gesteld wordt:
– Maar werkt het nieuwe systeem ook met batches?
– Oh nee, dat kan onze software niet. Maar daar hebben we een andere partner voor. Of is dat een probleem?
– Ja eigenlijk wel…
Onze tip: neem de tijd – stel de juiste vragen – vraag je accountant

Ben je op zoek naar een nieuwe ERP oplossing? Neem de tijd. Probeer een goede IT-partner te vinden: een partner die zelf de vragen stelt waarvan jij niet weet dat je ze zou moeten stellen. Wat vaak ook goed werkt: breder rondvragen in de omgeving als je zelf de technische kennis niet in huis hebt.

Praat dus eerst met zoveel mogelijk mensen voordat je gaat automatiseren en denk daarbij out of the box. Wat veel bedrijven niet beseffen: een goede accountant weet vaak veel van automatisering en heeft – als het goed is – ook veel kennis van de processen binnen je organisatie.

Ben je een klein bedrijf dat wil gaan automatiseren en doe je alles nog in Excel? Overweeg dan serieus om eerst een consultancy traject in te gaan. Automatisering vraagt meer van je organisatie dan alleen een stukje software inkopen.

En ja, dat kost tijd – en geld.
Maar halverwege vastlopen en een overhaast geïmplementeerd en slecht geborgd automatiseringsproces kosten nog veel meer geld. En wat erger is: niemand is tevreden. Jij niet en de leverancier van je software niet, omdat jij niet tevreden bent. En dan hebben we het nog niet eens over je eigen klanten en eigen medewerkers.

Dus wees je bewust van de volgende zaken: 1) Zorg dat je als bedrijf eerst je zaken op orde hebt voordat je gaat automatiseren. 2) Een nieuwe ERP-oplossing is geen goedkope shortcut om niet te hoeven nadenken over verandermanagement.

100 % tevredenheidsgarantie bij Newbase
Een goede consultant vraagt altijd door: Maar als dit? Wat dan?

Dat is ook onze aanpak met Newbase: eerst heel goed kijken naar de organisatie die we moeten helpen. Zijn de processen op orde? Wat is er echt nodig om een volgende stap te zetten? Wat zijn mogelijke barrières?

Pas op het moment dat wij alle stappen hebben doorlopen met een klant – van inventarisatie tot implementatie – durven wij de uitdaging aan dat wij de perfecte begeleiding kunnen bieden in een nieuwe ERP oplossing..

Wij vertrouwen zelfs zozeer op de stappen die we zetten, dat wij durven te werken met een 100% tevredenheidsgarantie. Dat is in onze branche een vrij unieke garantie. lees meer lees minder

Bij De Louw Accountants draait het allemaal om efficiëntie. De klant tijd besparen door verstandige inzet van ICT. Want tijd is voor de klanten van De Louw schaars. Directeur en oprichter van het kantoor in Sint Oedenrode, Twan de Louw, heeft dan ook een missie met een kristalhelder einddoel: ‘We gaan door met digitalisering tot het lukt! Daarvoor is overtuigingsdrang nodig, weet De Louw uit ervaring. “Aan de klantzijde ontbreekt het nogal eens aan know how. Ze kopen een softwarepakket, hebben een icoontje a la Word, maar doen veel te weinig met dat zojuist gekochte softwarepakket. Want klanten zien wel de voordelen van digitalisering, maar nemen niet de tijd en steken te weinig energie in de broodnodige vernieuwing. Dan ontdekken ze na een jaar bijvoorbeeld dat ze in plaats van tien toepassingen van de nieuw aangeschafte software er twintig kunnen gebruiken. Maar dan zijn er alweer twaalf kostbare maanden verloren.”

Leverancier Newbase
Over de applicatie van Newbase: “Die is van grote toegevoegde waarde voor MKB-bedrijven met tien of meer medewerkers”, zegt De Louw. “En dan gaat het er veel meer om of producten op voorraad zijn, hoe iets verkoopt, wat de levertijd is dan alleen maar om de financiële administratie. Eerst moeten we weten wat de klant precies wil, dat doen we in samenspraak met Newbase. De implementatie van Newbase kan in vier dagen gebeuren, verdeeld over een periode van een maand. De begeleiding van De Louw Accountants bij het gehele veranderproces, de pakketkeuze en de implementatie duurt negen tot twaalf maanden.”

De Louw Accountants begeleidt de klant met software van leverancier Newbase tot de ERP-implementatie is afgerond. En ook de ouderwetse boekhouder moet om, weigert hij dan is De Louw Accountants dus niet zijn kantoor. “Nee, als mensen aan schoenendozen met bonnetjes blijven hangen, moeten ze elders op zoek. Bij ons is het ICT wat de klok slaat.”

Leverancier Newbase
Over de applicatie van Newbase: “Die is van grote toegevoegde waarde voor MKB-bedrijven met tien of meer medewerkers”, zegt De Louw. “En dan gaat het er veel meer om of producten op voorraad zijn, hoe iets verkoopt, wat de levertijd is dan alleen maar om de financiële administratie. Eerst moeten we weten wat de klant precies wil, dat doen we in samenspraak met Newbase. De implementatie van Newbase kan in vier dagen gebeuren, verdeeld over een periode van een maand. De begeleiding van De Louw Accountants bij het gehele veranderproces, de pakketkeuze en de implementatie duurt negen tot twaalf maanden.”

Uiteindelijk moet het zo zijn dat de ondernemer financieel aan het stuur zit. Voor De Louw Accountants rest dan financiële verwerking als taak. “Als zo’n klant een nieuw idee heeft waarmee hij de markt op wil, dan is hij leidend en zijn wij ondersteunend”, aldus Twan de Louw. “Newbase kun je in de administratie-straat koppelen aan tien andere applicaties. Waar de oude vaktechniek steeds minder belangrijk wordt, groeit de rol van ICT. Wij creëren rust en ruimte om proactief te coachen door gebruik te maken van slimme digitale oplossingen zoals Newbase. En koppelen zo cijfers aan strategie en inzicht van de klant. Om samen naar de toekomst te kijken.”

Hoe kom je aan talent?
Voor het moderne accountantskantoor is er nog de door de war for talent steeds groter geworden uitdaging: hoe kom je aan dat deskundige personeel in deze tijden van grote arbeidsschaarste? Mensen die alles digitaal kunnen en niets meer fysiek vanaf het bureau doen? Bij De Louw Accountants hebben de tien medewerkers zo hun eigen strategie.
“Wij steken veel energie in opleiden”, zegt de directeur. “En werken nauw samen met MBO-scholen hier in de regio Brabant. Mede daardoor hebben we voortdurend stagiaires met wie we onze vacatures uiteindelijk ook invullen.”

Over de nabije toekomst heeft Twan de Louw een duidelijke mening: accountantskantoren die alleen maar aan de waarde van ‘goodwill’ denken en verder stil staan, zijn over vijf jaar van het toneel verdwenen. “Want je móet veranderen, aangezien de klant wil veranderen. Vooral voor 1- en 2-pitters zijn de digitale ontwikkelingen nauwelijks meer bij te benen. Waardoor klanten weglopen en het einde van zo’n kantoor in zicht komt. Ik werkte tot 2013 bij een middelgroot kantoor in Veldhoven. ‘Probeer te veranderen’, adviseerde ik. En zo niet; ‘laat je overnemen’. Dat laatste is uiteindelijk ook gebeurd.”

Overnemen of overgenomen worden
Maar overnemen of overgenomen worden, zijn lang niet altijd garanties voor succes. Door cultuurverschillen gaat het vaak mis en vertrekt ervaren personeel. “Voor de mensen van een middelgroot kantoor dat wordt opgeslokt door een reus met 45 vestigingen, valt zo’n acquisitie lang niet altijd mee”, weet Twan de Louw. “Vaak heeft zo’n kantoor ook te lang gewacht met veranderen. Dan moet de digitale transitie van het kantoor na die overname allemaal in sneltreinvaart gebeuren. En van de ene op de andere dag heel anders gaan werken, dat valt bij veel medewerkers verkeerd.”

Twan de Louw is 51 en werkt al dertig jaar in de accountancy. Meegaan met ‘change’ heeft bij hem altijd al hoog in het vaandel gestaan.

“Ook voordat de hele digitalisering binnen de accountancybranche begon, bij eerdere kleinere veranderingen, wist ik dat ik op die rijdende trein moest springen en mee moest gaan met de laatste ontwikkelingen”, zegt hij. “Ik ben daar altijd al mee bezig geweest. Meer trendsetter dan trendvolger dus. Kantoren die de afgelopen vijf jaar niets hebben gedaan met digitalisering, staan voor een enorme uitdaging. Die vijf verloren jaren moeten snel worden ingehaald. Wij maken daarom geregeld gebruik van pilots die ons door softwareleveranciers worden aangeboden. ‘We hebben iets heel nieuws, willen jullie dat eens uitproberen?’ Ja dus! Want stilstand leidt tot ondergang.” lees meer lees minder

Medewerkers voeren vaak steeds weer dezelfde acties uit op de computer. Wanneer processen niet efficiënt zijn ingericht, wordt er veel waardevolle tijd verspild. Wanneer systemen niet op elkaar aansluiten worden daarnaast onnodige fouten gemaakt, wat tot hogere kosten leidt. De oplossing? Systemen koppelen door middel van ERP. Wij vertellen hoe ERP de efficiëntie verhoogt.

Bespaar tijd
Voorheen maakten bedrijven vaak gebruik van verschillende programma’s. Dit is onhandig, want zo heeft niemand overzicht. Met ERP kunnen deze processen samen worden gebracht, ook tussen meerdere afdelingen. We hebben verschillende modules binnen één standaard software en kunnen daarnaast nog met externe applicaties koppelen. Op deze manier kan veel tijd worden bespaard.

Standaardiseer workflows
Medewerkers vinden meestal hun eigen werkwijze voor het uitvoeren van een taak. Door een ERP-systeem te implementeren, wordt de werkwijze gestandaardiseerd. Het is voor (middel)grote organisatie en afdelingen voordelig om te werken met workflows waar iedereen gebruik van maakt. Dit komt de efficiëntie ten goede.

Verlaag kosten
Met handmatige invoer of overzetten van informatie naar verschillende systemen, is een fout al snel gemaakt. En dit heeft vaak hogere kosten tot gevolg. Door met een geïntegreerde ERP applicatie te werken hoef je alles nog maar één keer in te voeren. Wanneer de inkoopafdeling van een bedrijf bijvoorbeeld bestellingen invoert, is dit ook voor de logistieke afdeling zichtbaar en kan de financiële afdeling controleren of de factuur overeenkomt met hetgeen geleverd is.

Soepeler samenwerken
Met ERP-systemen kunnen medewerkers online samenwerken. Zij hebben altijd en overal toegang tot de online applicatie omdat de applicatie in de Cloud draait. Hierdoor kunnen medewerkers ook vanuit huis werken en altijd makkelijk met elkaar communiceren.

Makkelijk rapportages maken
Voor een bedrijf is het essentieel om rapportages te maken van de bedrijfsprocessen. Door de verbinding van de verschillende afdelingen en systemen door middel van ERP, kunnen rapportages met een druk op de knop worden gemaakt. Zo bespaart het management veel tijd.

Implementeer ERP en verhoog efficiëntie
Newbase biedt geen traditionele EPR-software. Samen inventariseren we de knelpunten en brengen we de processen onder in onze applicatie. lees meer lees minder

Bij Newbase houden wij ons dagelijks bezig met efficiënter werken, het versimpelen en automatiseren van processen en het bieden van ondersteuning bij het professionaliseren van de werkomgeving. Ons team bestaat uit experts die altijd klaar staan om onze klanten te ondersteunen. Maar met zoveel kennis in huis, is het zonde om dit niet met de rest van de wereld te delen. Daarom houden we je vanaf nu op de hoogte door middel van een nieuwsbrief en blog, waarop wij verschillende onderwerpen uitlichten.

Thema’s van onze experts
Vanuit onze klanten krijgen we vaak specifieke vragen over diverse thema’s. Deze vragen zullen in de komende blogs aan bod komen, om zo onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn en geïnteresseerden meer informatie te bieden.

Omdat wij ons bezighouden met optimalisatie van processen, zal een van de thema’s die aan bod komt efficiëntie zijn. In een aantal blogartikelen zullen we vertellen hoe je efficiënter en flexibeler kunt werken en hoe ERP hierbij kan helpen.

Ook zullen wij onze kennis delen over het optimaliseren van processen om de werkdruk te verlagen. Hierdoor wordt dubbel werk voorkomen, hebben medewerkers en collega’s meer tijd om zich te focussen op hun eigen werk en krijgen zij de ruimte om te groeien.

Op naar de toekomst
Heeft u ons nieuwe logo al gezien? De afgelopen tijd hebben wij ons bezig gehouden met het ontwikkelen van een nieuwe huisstijl. Met trots introduceren wij onze nieuwe website, die nog beter aansluit bij de wensen van onze klanten.

Door middel van onze nieuwsbrief en blog zullen we de komende maanden onze kennis delen en veelgestelde vragen beantwoorden. In de volgende artikelen leer je meer over productiviteit, het betrekken van medewerkers en het optimaliseren van processen. Mocht je zelf meer over een bepaald thema willen weten, dan horen wij dit graag: wellicht kunnen we hier in toekomstige blogs aandacht aan besteden.

Benieuwd? Houd de nieuwsbrief in de gaten! lees meer lees minder